Webinar on demand: Kom godt fra start

Oliver
02-12-2021
12 minutters læsetid
En mand der løber fra bøger og mod computerskærm

Du har lige oprettet dig på Terapeut Booking og har gennemgået nogle få spørgsmål omkring hvad din klinik hedder og hvilke typer af funktioner du har tænkt dig at bruge direkte i systemet. Du har måske endda gennemgået mere udforskning efter din oprettelse eller fået hjælp af vores support? 

 

Mit navn er Oliver. Jeg startede i Terapeut Booking tilbage i 2016 og har haft rigtig meget kontakt med vores kunder over de seneste fem år. Det vigtigste for mig er, at når man har oprettet sig på vores website så skal man kunne komme rigtig godt fra start.

 

Og det er det dette blogpost skal handle om. At komme bedst fra start. Grundstenen til dette blogpost er en længere video der skal fungere som en demo. Vil du direkte til videoen?

 

Udover denne video har vi rigtig mange guides efterhånden. Både på hjemmesiden og direkte i systemet. Vi har en “kom godt igang” side. Vi har en “blog” hvor vi løbende opdatere med system indhold, videoguides og andre emner. Vi har yderligere et hjælpecenter som indeholder udførlige beskrivelser af alle hjørner i systemet. Og hvis det ikke skulle være nok har vi også en FAQ side.

 

Overvældende? Tja, måske. Der er i hvert fald hjælp at hente.

 

Jeg har også lavet webinarer her i Terapeut Booking. Her har jeg oplevet at video formatet kan helt vildt meget godt for overblikket. Det, at blive vist og fortalt noget hjælper een rigtig godt på vej. Derfor har jeg lavet en komplet video der gennemgår hele systemet. Se den nedenfor!

 

Videoen er en grundig gennemgang af Terapeut Booking systemet. Ja, det er et webinar “on demand”, om man vil. Men da den også er lang har jeg lavet en “indholdsfortegnelse”. Denne beskriver i hvilket minut- og sekund-slag jeg går i gang med en given menu eller funktion i systemet. Videoen kan derfor bruges som generel intro eller du kan håndplukke de sekvenser du er nysgerrig på at vide mere om.

 

Under videoen vil jeg knytte et par ord til menuerne og Terapeut Booking systemet som helhed.

Indholdsfortegnelse

  • Introduktion: 0:00-1:15 
  • Kalender: 1:15-3:50
  • Apps: 3:50-5:48
  • Klienter: 5:48-8:20
  • Ydelser: 8:20-10:26
  • Faktura: 10:26-13:40
  • Statistik: 13:40-15:50
  • Indstillinger: 15:50-18:52
  • Afrunding: 18:52-20:33


Introduktion

Terapeut Booking er et system til terapeuten og klinikken. Vi søger at afhjælpe den administrative byrde som klinikdriften påkræver. Derfor kan du med Terapeut Booking systematisere mange arbejdsgange og holde et rigtig godt overblik over dine aftale, journaler og faktura.

Hvordan kan får du dette overblik?

Systemet er meget kompliceret – og det mener jeg på en positiv måde. Fordi vi sigter efter at omfavne mange forskellige funktioner. Salg af klippekort, oprettelse af rabatkoder, indhentning af samtykkeerklæringer. Der er meget, når man først kommer godt i gang.

Men samtidig forsøger vi at gøre Terapeut Booking meget simpelt. Og hvordan hænger det sammen?

Når du opretter en Terapeut Booking konto har vi skåret helt ind til benet. Du kan se kalender, klienter og måske en journal. Det er det. Vi vil nemlig kun præsentere dig for kernen i systemet fordi det ofte er “nok”. Derfra vælger man sine egne præferencer gennem vores apps-menu. Det er her vi sætter systemet sammen med de funktioner man gerne vil bruge. Det er ikke noget vi tvinger ned over hovedet på nogen, men et frivilligt tilvalg.

Så lad os hoppe ind i nogle flere detaljer i den første menu: Kalenderen.


Få dit overblik i kalenderen

Kalenderen er rygraden i systemet. Og det er det også i klinikken. Det er her man finder sit overblik over hvordan dagen ser ud. Du kan redigere navnene og farverne på dine kalendere så det bliver helt skræddersyet til dit behov.

Hvem kommer i klinikken? Hvad tid kommer personen?

Alt det vil fremgå i kalenderen. Du kan oprette så mange kalendere du vil – uden at skulle betale ekstra. Alle de her kalendere kan så have deres egne åbningstider hvis du også bruger en online booking. 

Der er faktisk nogle tips og tricks til hvordan kalenderne spiller sammen i systemet. Kompleksiteten øges når ydelserne og online bookingen kobles på kalenderne. Så er der nemlig flere måder bookingen kan struktureres og ydelserne kan tilbydes.


Vil du se mere om hvordan ydelser, kalender og online booking spiller sammen?

Et andet tip at tage med herfra er også visningen i kalenderen. Den mest brugte visning er vores ugevisning. En anden visning er “overblik”. Her kan du dagligt få vist, hvordan hver kalender ser ud. Det virker især godt, hvis man har +5 kalendere og nogle medarbejdere at rykke rundt med.

Uanset hvad, så er det i kalenderen, at dagen starter og formentlig også slutter. Derfor er overblikket altafgørende her.


Skræddersy dit system med apps

I videoen går jeg direkte fra kalenderen til menuen “apps”. Og det gør jeg fordi vi her virkelig giver hver kunde en unik mulighed for, selv at tilvælge sine funktioner. I løbet af årene, hører vi ofte efterspørgsler på, om vi kan “bygge” systemer til enkelte kunder. Som en type projekt. 

Op til dags dato er det ikke noget vi har haft mulighed for at gå med i, fordi vi mener, at Terapeut Booking skal kunne rumme funktionalitet der passer til majoriteten og fremtidens digitale klinik eller terapeut. Vi har haft for mange ideer fra vores eksisterende kunder og internt som vi i stedet har prioriteret.

Men kan man omfavne alle?


Fordi een klinik vil rigtig gerne kunne X, mens en anden klinik vil Y. Og klinikken der vil X ikke vil Y. 

Forvirrende? 

Den underliggende pointe er i hvert fald, at den nye funktionalitet vi tilføjer i systemet skal opfylde to centrale principper for os:

  1. En ny funktion skal ikke tilføje klik eller nye arbejdsveje for en kunde som ikke har aktiveret appen.
  2. Appen skal omfavne en funktion som er bredt ønsket af kunderne.

På denne måde tror vi på, at vi over årene kan udbygge funktionaliteten af Terapeut Booking, helt uden at skulle lave om på noget for andre klinikker, som er tilfredse med deres nuværende udvalg.

Jeg kan i dette post ikke gå i dybden med alle apps. Der er simpelthen for mange. Men inde på siden omkring funktioner og apps kan man se alle de apps der kan aktiveres i Terapeut Booking.


Tilbage til kernen: Klienter

Menuen for dine klienter giver dig først et godt overblik over alle dine oprettede klienter i dit Terapeut Booking system.

Her kan du søge specifikke klienter frem i søgefeltet når du skal se flere detaljer omkring en specifik klient. 

Direkte fra oversigten er det også muligt for dig at sende en gruppe-besked til udvalgte eller alle klienter. Der er to typer af gruppebeskeder, som du kan sende. Den ene er e-mail, og den anden er SMS. Typen e-mail er ganske gratis og en hurtig måde at dele vigtig information med klienterne. Typen SMS er også nem at bruge og den koster 0,49 kr. pr. SMS at sende afsted. Denne “gruppe besked” er ikke det samme som “påmindelserne”, som dine klienter modtager dagen før aftale. De er ganske gratis, og sættes op i dine indstillinger.

Fra oversigten finder du dine klienter frem og kan tilgå hver enkelt klient på deres egen “klientside”. Her samler Terapeut Booking al den information du har på denne klient. Typisk indeholder det som minimum en slags journal, de aftaler som klienten har haft hos dig og de faktura der er tilknyttet klienten. Yderligere er der en “begivenhedsoversigt”. Her kan du se, hvad klienten har haft af aktivitet. 

Har klienten booket? Hvornår er næste aftale? Hvor mange klip er der tilbage på klippekort

Alt dette finder du svar på inde i klient profilen.


Behandlingstyper og klippekort samlet i ydelserne

Hvis vi kigger bredt på hvilke ydelser der tilbydes i de forskellige online bookings, varierer disse i stor stil. Ydelserne er derfor meget fleksible at sætte op. 

Her angiver du navnet på din ydelse, varigheden, en eventuel beskrivelse og meget mere. Det er også i denne opsætning du kan angive hvilke kalendere ydelsen skal være aktiv og kunne bookes i. Det betyder, at du kan have forskellige ydelser aktive på forskellige dage, tider eller medarbejdere. Dermed kan du skræddersy udvalget af ydelser til det, der gælder i din klinik.

Hvad hvis du ikke kan se ydelsen i din online booking?


Det er et spørgsmål vi ofte får. Alle ydelser skal sættes op til at blive solgt i din online booking. Her klikker du blot på fanen “online booking” og aktiverer ydelsen.

Udover, ydelserne kan du også fra ydelse-menuen oprette dine klippekort. Flere og flere bruger klippekort så klienter har mulighed for at købe et helt klippekort til en type ydelser. Nysgerrig på hvordan klippekort virker? Dette klippekort skal matches med en bestemt ydelse, så klienten nemt kan bruge klippekortet når de booker deres tider hos dig online.

Sidst vil jeg også nævne muligheden for at sortere ydelserne. Hvis du opretter rigtig mange ydelser, mister du nemt overblikket. Brug gerne “opret ydelsesgruppe” modulet. På den måde kan du kategorisere og gemme dine ydelser i “mapper”, så du fortsat kan have et overblik over alle de ydelser du tilbyder.


Det økonomiske overblik med dine Faktura

Der findes lige så mange lignende systemer til bogføring, som der gør til klinikdrift. Vi integrerer med Dinero, E-conomic og Billy – hvis man benytter disse til revision eller for at få økonomisk overblik. 

Men vi har også en tilknyttet løsning til fakturahåndtering direkte i Terapeut Booking. Herfra kan du nemlig oprette faktura for dine ydelser og aftaler. Derfra markerer du dem som betalt, når du modtager betalingen i klinikken eller med MobilePay. 

Der er rigtig mange små virksomheder og selvstændige terapeuter som klarer sig helt fint med denne løsning i sig selv, da de kan oprette og sende faktura direkte fra deres Terapeut Booking system. Men, hvis man er i en større klinik og med en tilknyttet revisor, så anbefaler vi ofte, at man kigger i retning af nogle af vores integrationer. Vi er nemlig eksperter på klinikdrift, journal og booking, men vi er ikke på samme måde eksperter til økonomien. Hvis du integrerer med nogle af de eksterne systemer, så sørger vi for en sikker synkronisering af dine data på tværs af systemerne.

Kan det blive nemmere?

Ja, det kan det faktisk. Hvis du kigger videre på EasyPay løsningen, så er der nemlig mulighed for at automatisere alt fra booking, betaling og faktura oprettelse. EasyPay er Terapeut Bookings egen online betalingsløsning. Her kan du vælge at aktivere en betaling på dine ydelser i online bookingen, så dine klienter betaler før de får en booking bekræftelse. Herfra oprettes der automatisk en faktura i Terapeut Booking og denne markeres som betalt automatisk. Klienten modtager også en faktura på sin e-mail som kvittering.


Så selvom Terapeut Booking ikke er et økonomisystem, så er jeg rimelig sikker på, at du kan finde nogle rigtig gode løsninger direkte i Terapeut Booking.


Den datadrevne klinik: Statistik

Kalenderen tilbyder et overblik over aftaler og et fokuseret syn på dagen i dag og i morgen. Statistik-modulet giver et mere holistisk syn på forretningen. Her kan man se udviklingen i aftaler eller omsætning på en lang periode.

Dette skal give et overblik over, hvilken retning forretningen peger imod. Det kan være svært at sige præcist hvordan statistik-menuen skal bruges, men der er klassiske observationer, som, hvornår antallet af aftaler er højt og hvilke ydelser der er specielt populære. Det kan give et indblik i hvordan hverdagen skal struktureres. Er der nogle ydelser som skal ændres i beskrivelse eller fjernes fra listen? 

Yderligere kan du igennem appen “Rapporter” få et dybere indblik ind i hvordan din økonomi ser ud. Rapporter er ikke en standardfunktion i Terapeut Booking, som altid er aktiv. Men det er en gratis app, som supplerer statistik-modulet rigtig godt.

Inde i menuen apps kan man aktivere “Rapporter” og få tilsendt en rapport automatisk i et givent interval. Fx dagligt, ugentligt eller månedsvis. Du kan også vælge, at hente en rapport i en selvvalgt periode inde i menuen “Faktura”.

Skal du træffe større beslutninger eller prøve en ny ydelse af?

Så er det måske statistik-modulet og dine rapporter som kan hjælpe dig i den helt rigtige retning.

Indtjening fra periode til periode


Tilpas det hele i dine Indstillinger

Den sidste menu giver formentlig sig selv. Her finder du dine indstillinger for de aktive apps og funktioner du bruger i Terapeut Booking.

De første indstillinger som skal indstilles vil jeg anbefale er SMS og e-mail indstillingerne. Herinde kan du tilpasse al kommunikation, så det passer med den måde du gerne vil kommunikere på. Her kan du tilpasse dine bekræftelser, påmindelser og alt det, du jævnligt vil sende ud gennem dit Terapeut Booking system. Yderligere kan du hoppe ind i menuen “abonnement” og få et overblik over de pakker du kan vælge hvis du vælger at gå videre med Terapeut Booking.

Den sidste indstilling-side er “profil”. Her kan du tilpasse dine oplysninger, så at dine informationer stemmer overens. Disse informationer kan blive brugt andre steder i systemet. Det kan være din adresse i din online booking, eller dit navn i dine udgående SMS’er og e-mails.


Hvad så nu?

Jeg håber, at jeg efterlader dig her i bunden med en god fornemmelse af, hvad der skal ske nu. Om ikke andet en fornemmelse af, hvordan du kommer bedst fra start med systemet.

Hvis du kommer fra et andet system og har data med dig, kan du gå til menuen “indstillinger”->”import/eksport” og importere dine data til Terapeut Booking og starte med den klient og journal data du har med dig.

Hvis du sidder tilbage med yderligere spørgsmål eller har brug for at få svar på noget meget specifikt, så kan du henvende dig på [email protected] og spørge vores support team. Vi svarer indenfor meget kort tid.

Tilbage til toppen

Vi har modtaget din E-mail

Vi vil vende retur til dig hurtigst muligt med svar på dine spørgsmål

Ups!

Noget gik galt. Prøv igen eller kontakt os direkte på [email protected]

Har du et spørgsmål? close