Hvad er en online booking platform? Den ultimative guide trin for trin 2022

Planlægning af patienter lyder ubesværet. Dit personale skal kun placere klienterne i tidsrum i kalenderen. Nemt. Hurtigt. 

Men du opdager, at flere patienter aldrig dukker op. Mange lider under lange ventetider. Dit personale bruger timer på at følge op på aftaler og manuelt opdatere kalendere. Og lige pludselig virker det som om, at det, at finde det tidspunkt, der fungerer for dig og dine klienter, er alt, hvad din klinik laver.

Denne vejledning dykker ned i planlægning af patient aftaler, en tjekliste over funktioner til booking-software, oprettelse af et velfungerende planlægningssystem og bedste praksis for oprettelse af patient aftaler. God fornøjelse.

Hvad er planlægning af patientaftaler?

Planlægning af patientaftaler omfatter booking af patienter til møder, opfølgning og udsendelse af påmindelser. Det sker enten manuelt eller via et automatiseret system. 

Hvis du er en moderat travl klinik, er manuel planlægning af patientaftaler ikke fordelagtig, fordi meget tid går til spilde i forsøget på at finde et passende mødetidspunkt. Patienterne skal ringe til receptionen og bruge flere minutter på at gennemgå kalenderen og diskutere frem og tilbage med personalet. En patient siger: “Jeg har tid tirsdag kl. 10.00”, og din assistent siger: “Hun er planlagt med en anden patient. Hvad med kl. 14.30?” “Men jeg er på arbejde.” Forestil dig, at en anden patient samtidig også sidder i telefonen og venter på at tale med nogen.

Automatiseret patientplanlægning med software giver dit team mulighed for at fokusere på mere relevante opgaver og øge den fakturerbare tid. Med et booking system kan dine klienter planlægge konsultationer via din kliniks portal, opgive en e-mailadresse eller et telefonnummer og udfylde nødvendige formularer. Det kan også integreres med et betalingssystem, så kunderne betaler konsultationsgebyret, før de afslutter en aftale.

Du skal ikke tro, at dine patienter bliver sure over at skulle gøre det selv. Microsoft har fundet ud af, at 90 % af kunderne forventer, at organisationer har en selvbetjeningsportal. Ifølge Statista booker 40 % af patienterne aftaler online i Danmark.

Er din klinik klar til en planlægningssoftware?

Svaret er ja. Fra starten bør du fokusere på en fremragende patientoplevelse. En del af det er at drive en klinik, der gør planlægning af aftaler problemfri.

Integrer en booking-software på dit websted eller din side på sociale medier, så interesserede kunder kan planlægge en aftale. Dette vil spare dig tid og reducere antallet af udeblivelser. Det vil også øge gennemsigtigheden mellem dig og din klient.

Hvis du er en ny klinik, er du måske bekymret for budgettet til oprettelse af en online booking kalender. Det er helt i orden. Køb et system som Terapeut Booking, der har en gratis version, og opgrader derefter, efterhånden som din klinik vokser, og flere klienter booker aftaler.

Uanset størrelsen af din klinik har du brug for bookingsoftware for at se mere professionel og troværdig ud. Sørg for at inkludere et telefonnummer eller en e-mail, så dine kunder kan henvende sig, hvis deres planlægningsbehov ikke kan løses på bookingsiden.

Andre tegn på, at din klinik har brug for bookingsoftware, er:

• Dit personale bruger timer i telefonen med patienterne for at finde passende aftaletider
• Dit team ringer ofte til kunderne for at minde dem om aftaler eller for at følge op
• Dine klienter klager over lange ventetider i telefonen
• Du har mange udeblivelser af kunder, der bestiller aftaler over telefonen
• Der er uorganiserede Google-ark, der er fyldt rodet med patientaftaler
• Hvis dit klinikpersonale bruger for meget tid på patientadministration, er det på tide at få medicinsk planlægningssoftware.

Hvad er det bedste program til planlægning af aftaler til din klinik? En tjekliste over funktioner

Når du vælger patientplanlægningssoftware til din klinik, skal du tænke på funktioner, der er rettet mod kunden, før backend-funktioner. Når alt kommer til alt, er det dit mål at opnå et større antal aftaler og færre udeblivelser. 

Fokuser på kundeoplevelsen før de ekstra funktioner, som du håber at se. Når du vælger en software til patientplanlægning, skal du derfor tjekke følgende elementer i denne rækkefølge:

Automatisk planlægning og aftaleadministration

Hovedårsagen til, at klinikker implementerer bookingapps, er at automatisere planlægningen af patientaftaler. Appen skal vise de tilgængelige tidsrum og fjerne alle dem, som patienten har valgt. Din klient skal kunne vælge, om de ønsker at planlægge inden for den kommende uge, den næste dag eller den næste måned. Du bør modtage en meddelelse, når en patient booker en tid.

Ud over den vigtige funktion med automatisk booking bør softwaren understøtte tilbagevendende aftaler. Så du bør kunne indstille en patient til hver anden tirsdag i måneden kl. 10.00. Det tidspunkt forbliver aflyst, indtil det bliver gjort tilgængeligt for andre patienter. Hvis din klinik har flere konsulenter, bør en patient kunne vælge hvilken kliniker han/hun ønsker at se.

De funktioner til styring af aftaler, som en app til planlægning af patientaftaler bør have, omfatter: automatiseret planlægning, tilbagevendende aftaler, valg af kliniker, aftalestatus, venteliste for patienter og farvekodet planlægning af aftaler.

Online integration

En patient skal kunne besøge dit websted eller din sociale side og bestille en tid der. Når du tilmelder dig en aftale-software, får du et link, der kan deles, og som er indlejret på dit websted og dine sociale sider. Når patienterne klikker på linket, omdirigeres de til en side med tidsbestilling. De udfylder derefter en formular og vælger et passende tidspunkt for en aftale. Så enkelt er det.

Så hold øje med et unikt link, der kan deles, og et link til indlejring på et websted

Administration af automatiske betalinger

Nogle klinikker og sundhedscentre kræver, at patienterne betaler et konsultationsgebyr, før de planlægger et møde. Et program til planlægning af aftaler automatiserer denne proces ved at inkludere en funktion til betalingsbehandling og ved at tilbyde automatisk fakturagenerering.

Når patienterne lander på siden for tidsbestilling, vælger de et tidsrum og bliver omdirigeret til en side for afslutning af betalingen. Du bør kunne indlejre specifikke betalingsmetoder som f.eks. kreditkort. Når betalingen er bekræftet, annulleres det valgte tidsrum, og patienten er booket til det.

Kig efter et bookingprogram, der giver dig mulighed for at oprette bookingstrømme til tidsbestilling og integrere betalingsprocessorer.

Automatisk kommunikation og påmindelser

En af hovedårsagerne til, at klinikker integrerer med aftaleplanlæggere, er at reducere antallet af udeblivelser. Selv en lille stigning i antallet af udeblivelser koster en klinik tusindvis af dollars om året. Ved at sende påmindelser reduceres antallet af udeblivelser med 29 %. 

Et tidsbestillingssystem automatiserer udsendelse af påmindelser til patienterne. Et tidsbestillingsprogram sender f.eks. en bekræftelsesmail og/eller en sms umiddelbart efter, at en klient har bestilt en tid. Derefter minder det regelmæssigt patienten om mødet. Det sender både e-mail og SMS-påmindelser, afhængigt af dit valg.

Efter aftalen kan softwaren sende patienten en undersøgelse for at vurdere, hvordan konsultationen gik. Det kan også minde dit personale om at følge op på en patient efter en konsultation. Åben og hyppig kommunikation forbedrer patienternes oplevelse og sætter din klinik i et positivt lys.

Kig efter software med en automatisk påmindelsesfunktion, e-mail, SMS, opfølgning og undersøgelser.

Håndtering af patienter

En af fordelene ved at implementere software til planlægning af patientaftaler er nemmere patientstyring. Sider til online planlægning af aftaler omfatter formularer, som giver dig mulighed for at indsamle vigtige patientoplysninger før en aftale. Når patienterne møder op, skal de ikke bruge timer i venteværelset på at udfylde papirer.

Ud over at indsamle de oplysninger, du har brug for om en patient, gemmer softwaren data i formater, der er nemme at hente. Du behøver ikke længere at vade gennem hundredvis af fysiske filer for at finde oplysninger om en klient. Du kan skrive deres navn eller patientnummer i din database og få alle de oplysninger, du har om dem, frem.

Patientportal

En patientportal giver patienterne adgang til selvbetjening, før de ringer til en af dine klinikker. Via en patientportal kan en patient se sin aftalehistorik, tilbagevendende møder, kommende aftaler og oplysninger om sig selv. De kan sende en supportforespørgsel til din reception fra portalen.

En software til planlægning af patientaftaler bør gå ud over det grundlæggende og omfatte en patientportal, der giver kunderne mulighed for at hente eller tilføje oplysninger om sig selv, før de kontakter din klinik. På denne måde vil de føle sig mere involveret i processen.

Håndtering af arbejdsgange for læger og personale

Online booking-software tager også hensyn til lægens tilgængelighed. Det blokerer automatisk for allerede bookede tider efter arbejdstid, helligdage og ferier. Det reducerer dit personales tid på gentagne og uoprettelige opgaver som f.eks. omlægning af konsultationer og fakturering af patienter. En aftale-app strømliner arbejdsgangen for hele sundhedscentrets personale.

Integrering af tredjepartsapps

Ingen onlinesoftware er komplet uden mulighed for at integrere med anden software. Sørg for at vælge en planlægningssoftware, der interagerer med API’er i anden software. Hvorfor? Fordi du måske leder efter ekstra funktionaliteter som f.eks. branding af en planlægningsside, herunder en betalingskasseside og udtræk af rapporter. 

Kig efter en app, der kan integreres med de grundlæggende ting som Google Calendar, Outlook, Gmail og Skype. Find en, der integrerer med Zapier. Zapier forbinder apps API’er. Derfor kan en aftaleplanlægningssoftware, der integrerer med Zapier, indirekte integrere med 5000 andre apps.

Rapporter og analyser

Endelig skal du kigge efter en planlægningssoftware, der giver dig mulighed for at generere rapporter om planlægning af patientaftaler i din klinik. Du har brug for omfattende rapporter og analysefunktioner for nemt at få de faktiske tal om antallet af patienter, der ikke møder op, patienthenvisninger og antallet af tilbagevendende aftaler. Rapporter og analyser hjælper dig med at forbedre dig på visse områder for at betjene dine patienter bedre og optimere din ROI (Return on investment).

Kan du vælge en gratis booking platform?

Ja, du kan vælge en gratis løsning. Jeg anbefaler, at du starter med den gratis version af betalt software. Hvis du er bekymret for produktpasning eller budget, kan du teste den gratis version eller bruge den, mens din virksomhed vokser til at kræve en betalt version.

Terapeut Booking tilbyder f.eks. gratis software til planlægning af aftaler. Den gratis version giver dig mulighed for at automatisere booking, føre journaler over dine klienter, sende automatiske SMS-påmindelser, automatisere faktureringsprocessen, e-mail-meddelelse, Google Calendar-integration og en rapportside. Den gratis version kommer med en begrænsning på antallet af klienter, du kan tilføje.

Det er okay at starte med gratis aftaleplanlægningssoftware. Du skal være fortrolig med begrænsningerne i en gratis app.

Sådan opretter du et system til planlægning af patientaftaler. Trin for trin-guide.

Dette er trinene til oprettelse af et tidsbestillingssystem til din klinik.

Trin 1: Opret en konto hos en planlægningssoftware

Det første skridt er at tilmelde dig en online bookingapp. Vælg en planlægningssoftware til sundhedsprofessionelle. Normalt kan du tilmelde dig gratis og kigge dig omkring. Du skal kun indtaste din e-mail-adresse.

Trin 2: Opsæt din kalender

Denne del er, hvor du opretter en arbejdskalender. Vælg dine arbejdsdage og dine åbnings- og lukketider. Vælg fridage, helligdage og weekender. Fra kalendersiden kan du manuelt tilføje allerede indstillede aftaler. Du kan også importere en kalender med aftaler som en CSV-fil. Du vil ofte kigge på denne kalenderside, da den hjælper dig med at holde styr på aftaler.

Trin 3: Opbyg siden for booking af aftaler

Dernæst skal du oprette klientindtagelses- og aftaleformularen. Tilføj de oplysninger, du har brug for – navn, e-mail, årsagen til aftalen og telefonnummer. Du kan få din formular til at omfatte de tjenester, du tilbyder, og bede kunden om at vælge mellem mulighederne. Sæt dit logo på aftale-siden. 

Bookingsider kan tilpasses i høj grad. Ud over at redigere formularer og tilføje virksomhedens logo kan du vælge farvetemaet for siden og den skrifttype, der skal bruges.

Trin 4: Indstil notifikationer og automatiserede opgaver

Dernæst skal du oprette automatiske e-mails og påmindelser. Nogle bookingapps gør e-mail-meddelelser til standard. De giver automatisk besked til dig og patienten, når en aftale er oprettet. De sender også automatiserede påmindelser, hvis du aktiverer dem. Det er bedre at indstille både e-mail- og sms-notifikationer. SMS er mere personlig og har større sandsynlighed for at nå frem til patienten.

Trin 5: Tilføj eventuelle integrationer og ekstra funktioner

Du er velkommen til at tilføje ekstra funktioner og integrationer til bookingsystemet. Skal klienterne betale et konsultationsgebyr? Integrer en betalingsside med indtagelsesformularen. Ønsker du at øge den fremragende patientoplevelse? Integrer en smukt designet takkeside.

Trin 6: Få et link, der kan deles

Nu har du oprettet onlinebooking-systemet, så få et link, som du kan indlejre på dit websted og et link, som du kan indsætte på sociale medier. De er de samme som nogle online bookingapps.

Dit bookingsystem kan indeholde meget mere end det, der er nævnt her, som f.eks. en kundeportal og et personale dashboard. Du er velkommen til at tilføje alt det ekstra, så meget som dine klienter og klinikker har brug for det.

Hvordan du effektivt planlægger aftaler med dine patienter: 7 trin

Ønsker du at planlægge aftaler, så dine klienter er mere engagerede i processen, mens du minimerer udeblivelser? Her er 7 bedste praksis for planlægning af konsultationer:

1. Lad patienterne selv planlægge deres tid.

En af måderne til effektivt at planlægge aftaler for at reducere udeblivelser er at lade dine patienter vælge det mest passende tidspunkt for dem. En online booking-software giver patienten et overblik over din kalender og tilgængelige tider. De kan derefter vælge det tidspunkt, der passer dem bedst.

Undersøgelser har vist, at folk foretrækker selvbetjening. En undersøgelse, der omfatter syv europæiske lande, herunder Norge, Danmark og Sverige, viste, at en ud af fire respondenter har booket og fulgt op på lægeaftaler online. Når patienterne selv vælger tidspunktet, hjælper det dem til at forpligte sig til at møde op. 

2. Send automatiserede meddelelser og påmindelser.

Patienterne er mere tilbøjelige til at møde op, hvis du konstant minder dem om en aftale. Ikke at være besværlig, men nok til at minde dem om, at du ser frem til at tale med dem. En gang om ugen, et par dage før, endda 30 minutter før mødet.

Det gode er, at dine medarbejdere ikke behøver at holde øje med aftaler manuelt. En planlægningssoftware sender automatisk e-mail-meddelelser. Du kan endda indstille SMS-advarsler.

3. Brug en venteliste

En venteliste giver dig alternativer, når en patient aflyser en aftale. I stedet for at have tilfældige huller, der uventet dukker op i din kalender, fordi patienter aflyser, kan du hurtigt udfylde hullerne ved at give besked til vores venteliste. En venteliste kan også være et markedsføringsværktøj. En patient, der venter et par dage på en venteliste, er mindre tilbøjelig til ikke at møde op.

4. Opsæt tilbagevendende møder

Hvad hvis du har en patient, der skal møde op med jævne mellemrum, to gange om ugen eller en gang om måneden? Den mere effektive planlægningsmetode er at oprette en tilbagevendende aftale på en dag, der normalt fungerer. For det første sparer det dig for at placere en separat aftale, hver gang du skal se din patient. For det andet kan ingen anden patient booke et møde i den blokerede tidslomme. Tilbagevendende møder kan være hver tirsdag kl. 10.00 eller hver sidste fredag i måneden kl. 12.00.

5. Planlæg fra kl. 12.00

At planlægge fra kl. 12 er en almindelig taktik til at fastlægge møder mere effektivt. Hvis du planlægger fra kl. 12, har du frie sammenhængende perioder til at fokusere på opgaver som personalemøder og bogføring. Planlægning fra kl. 12 fungerer dog bedre, hvis du manuelt fastsætter aftaler for dine patienter, eller hvis du bruger et bookingsoftware som Terapeut Booking, der giver mulighed for at blokere bestemte perioder.

6. Prioritér aftaler og temadage for servicedage

Prioritering af aftaler betyder, at du behandler hver enkelt patients behov med den rette opmærksomhed, som den fortjener. Ved at tematisere dine dage bliver det lettere at fokusere på hver enkelt opgave. Du kan f.eks. sætte tirsdage og torsdage til personlig konsultation.

I din indtagelsesformular kan du bede en patient om at vælge, hvilke præcise ydelser han/hun ønsker at få. Aftaleplanlæggeren viser automatisk, hvilke tidsrum de kan vælge imellem. På baggrund af tjenesten kan indtagelsesformularen indstille aftalen til en time eller kun 30 minutter.

7. Giv mulighed for realtidsplanlægning i personligt fremmøde.

En ulempe ved at bruge en aftale-app er, at den mangler det menneskelige touch. Tillad walk-ins eller patienter, der lige har afsluttet en aftale, at planlægge en anden aftale på dit kontor. Denne taktik tilføjer personlighed og er med til at reducere udeblivelser.

Fordele ved software til planlægning af patientaftaler

1. Det sparer tid for dit receptionspersonale, så de kan fokusere på andre ting
2. Er tilgængelig uden for åbningstid
3. Fremmer patienternes selvbetjening og reducerer antallet af udeblivelser
4. Automatiserer opgaver som påmindelser og fakturagenerering
5. Tillader integration med tredjepartsapplikationer
6. Inkluderer patientportaler og EHR’er
7. Strømliner automatisk med din kalender

Ulemper ved software til planlægning af patientaftaler

1. Det kan være upersonligt
2. Internetadgang er påkrævet

Konklusion

Implementer et system til patientaftaler for at planlægge konsultationer og reducere udeblivelser mere effektivt. Start med en budgetvenlig løsning, og skalér efterhånden som din klinik får flere patienter. Tjek EasyPractice gratis ud.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan fungerer aftale-software?

Aftalesoftware planlægger automatisk patienter i din kalender. Din patient vælger et passende tidspunkt, og softwaren blokerer det tidsrum og giver dig besked om, at et møde er blevet booket. Det er sådan, det fungerer.

Hvordan planlægger du patientaftaler effektivt?

Du planlægger effektivt aftaler ved at gøre det så nemt som muligt for patienterne at placere et møde. En måde at gøre det nemt at bestille en tid på er at lade patienten vælge det bedste tidspunkt for ham/hende fra din kalender.

Hvordan ombooker jeg en patientaftale?

Send patienten et kalenderlink, så han/hun kan vælge det næste passende tidspunkt. Hvis du aflyser patienten, skal du informere ham mindst en uge i forvejen om, at aftalen ikke længere holder.

Hvorfor er det vigtigt at planlægge aftaler?

Det er vigtigt at planlægge aftaler, fordi det giver dig tid til at fokusere på det faktiske møde med patienten. Det hjælper dig også med at reducere antallet af udeblivelser.

Prøv Terapeut Booking gratis nu!

Opret dit online bookingsystem ved at tilpasse de funktioner, der leveres af din app til tidsbestilling. Indstil dine arbejdstider, konsultationsgebyrer og rabatpolitikker. 

I vores Hjælpecenter har vi en masse nyttige og interessante vejledninger.

Hvis du har spørgsmål, skal du ikke tøve med at kontakte os på [email protected]. Vi vil meget gerne diskutere, om (og hvordan) vi kan hjælpe dig og din klinik.