De 8 vigtigste tips og tricks til 100% GDPR sikkerhed i din klinik

Hej alle sammen 🙂

Så er det endnu en gang blevet tid til et blogindlæg fra os, og i denne omgang har vi valgt at rette blikket mod GDPR og de funktioner vi kan tilbyde dig, så du kan være sikker på at alt du foretager dig er 100% GDPR sikkert.

I denne tid er GDPR et af det mest omdiskuterede emner og det har aldrig været vigtigere end nu. Det er derfor også vigtigt for os at opfylde og derfor har vi sikret os at alle apps og funktioner lever op til dette. Men inden vi dykker ned i GDPR og de apps vi tilbyder der vil vi gerne dele den seneste nyhed med jer.

SENESTE OPDATERING!

På det seneste har vi oplevet at rigtig mange af jer har efterspurgt muligheden for at kunne sende gruppe e-mails ud og ikke kun gruppe SMS’er. Dette har vi selvfølgelig taget til os og arbejdet videre med. Så nu kan vi endelige afsløre at det nu er muligt at sende gruppe e-mails ud til klienter. – Og det er endda gratis!

Du finder funktionen under “Klienter” -> Vælg klienter -> “Ny gruppe e-mail” ← her har du også stadig muligheden for at sende gruppe SMS’er til dine klienter.

Nu tilbage til indlæggets oprindelige emne, som var GDPR. Vi har nedenfor samlet en komplet tjekliste så din klinik er 100% opdateret.

Tjekliste til Persondataforordningen (GDPR) for dig og din klinik

Vi har udarbejdet den ultimative tjekliste til dig, så du sikrer dig at du følger alle GDPR regler bedst muligt i din klinik. GDPR har de seneste år været meget aktuelt og der er heller ingen tvivl om at det er vores førsteprioritet hos Terapeut Booking. Kravene er tårnhøje og i den forbindelse har vi lavet en tjekliste til dig og din klinik, som indeholder redskaber og dokumenter, der meget nemt kan hentes downloades ned, aktiveres i systemet og meget mere. Du kan læse meget mere om tjeklisten til Persondataforordningen her.

Derudover kan du inde på din profil hente en Databehandleraftale ned, som du med fordel kan sende til dine klienter.

Sikre beskeder

En af vores mest populære apps er Sikre beskeder, som netop sikrer at du kan kommunikere sikkert med dine klienter via krypterede og sikre beskeder. Kort sagt, så fungerer det sådan at klienten logger ind på sin profil via din Online Booking og kan kommunikere med dig derinde under “Beskeder”-sektionen. Derigennem har du også mulighed for at dele beskeder og generelle filer samt journalnotater og fakturaer med dine klienter.

Automatisk notificering

Når du sender en besked til klienten. Så kan du vælge at notificere klienten via SMS eller e-mail om at de har modtaget en ny besked fra dig. Omvendt når klienten sender en besked til dig, så vil du blive notificeret i klient oversigten, hvor du også nemt kan få overblik over, hvilke klienter der venter svar fra dig.

To-faktor sikkerhed

Som behandler i en digital verden er det super vigtigt at sikre sig al personfølsom data gemmes sikkert. Og ikke kan tilgås af uvedkommende. Med Terapeut Bookings app “To-faktor sikkerhed” kan du tilføje ekstra sikkerhed når det gælder at logge ind på dit Terapeut Booking system. Ved siden af dit “almindelige” brugernavn og adgangskode får du en 6-cifret kode på telefonen, via Google Authenticator appen, som du logger ind med. 

Når du aktiverer appen, så går du til apps menuen, også ned under Sikkerhed / GDPR. Også får du følgende vindue frem, så følger du blot bare de punkter der kommer frem, også er du godt kørende og har lagt et ekstra lag sikkerhed ind på din bruger.

Hvis der er tale om en større klinik, så kan igennem vores app “Medarbejdere”, administrere hvem der skal benytte sig af “To-faktor sikkerheden” og hvem der ikke skal. Det kan være I har en medarbejder som ikke behøver appen eller ikke har adgang til Google Authenticator. Uanset så kan det nemt administreres gennem vores “Medarbejdere“-app. Så i sikrer jer at der er helt styr på login sikkerheden, men samtidig også så det passer til netop jer.

Se med nedenfor for at sikre at du er godt klædt på til vores To-faktor sikkerhed:

Samtykke

Samtykke appen er en vigtig del af dit arbejde, når du tænker på netop GDPR, grunden til dette, er netop at du kan gå ind som behandler og be om samtykke fra dine klienter af. Med Samtykke appen får du et utroligt overblik over hvilke klienter som har givet deres samtykke og hvilke som mangler.

På denne måde sikrer du dig, at du har lov til at gå ind og bruge dine klienters oplysninger. Du kan opsætte og efterspørge samtykke via e-mail, Online Booking, event tilmelding eller ved manuelt at angive det på klienten. Du kan vælge enten at benytte dig af det standard samtykke vi har liggende inde i systemet, eller du kan vælge at sætte din helt egen samtykkeerklæring op. 

Dette gør du inde under “indstillinger” -> “Samtykke”. Når du har fået dine klienters samtykke til at opbevare deres data, er det ekstremt vigtigt, at al data er sikrede. Det vil sige, at du som dataansvarlig ansvarlig for at beskytte personoplysningerne mod ulovlig behandling.

Du vil få nedenstående billede frem, hvor du også kan sætte indstillingerne op til hvornår der skal kræves samtykke.

Alt du skal gøre er, at aktivere appen under “apps” menuen og alt dine klienter skal gøre er, at godkende samtykket, så er alt som det skal være. 

Se med nedenfor for at få en komplet videogennemgang af vores samtykke app:

OBS: App’en er gratis. I videoen herunder står der “9 kr,-“, men app’en koster altså 0 kr,-

Oprydning

Vores app Oprydning er netop rigtig smart, i forhold til at automatiserer din hverdag. Med denne app slipper du for at skulle holde øje med hvor lang tid du har haft informationer på dine klienter, som ikke længere benytter sig af dit online booking system.

Sådan aktiverer du appen

Du kan nemt hoppe ind i din menu “Apps” og finde appen. Vi har valgt at gøre denne app helt gratis og den er utroligt nem at sætte op. Det eneste du skal gøre er, at angive hvor mange år du vil have før vi sletter dine klient data. Om det er 2 eller 5 år. Så bestemmer du selv dette. Når du aktiverer appen, så vælger du at sætte det antal år ind som du ønsker. Du kan til hver en tid går ind og tilrette dette, hvis du har behov for et længere eller kortere tidsinterval for oprydningen af dine klienter. Når appen er sat op vil du blive notificeret omkring hvilke klienter som står til sletning. Denne besked giver vi dig 7 dage inden via din E-mail.

Dine klienter uden aktivitet vil blive slettet automatisk

En klient uden aktivitet er defineret som følgende:

• Ingen aftaler de seneste X år
• Ingen journaler de seneste X år
• Ingen fakturaer de seneste X år
• Ingen klippekort tilføjet de seneste X år.

Journaler

Ved brug af Terapeut Booking til arkivering af journalnotater sikre du, at behandlingen af persondata håndteres korrekt efter data reglerne. Vores serve er strengt beskyttet mod angreb og al kommunikation mellem din internetbrowser. Og Terapeut Booking er krypteret, og kan derfor ikke opspores til uautoriseret behandling.

Når det kommer til netop journal indlæg, så kan du også gå ind og låse dine indlæg. På denne måde så kan du når du er færdig med et indlæg i journalen for din klient, gå ind og sørger for at der ikke kan blive lavet om i netop dette journal indlæg igen. Dette er ekstra smart, når der netop er tale om mange klientjournaler. Og at det skal være nemt at holde overblik over hvad der er fra hvilke bookinger med dine klienter.

Skjul klient data fra en kalenderaftaler 

Det er muligt for dig, at sløre dine aftaler i din kalender. Dette er især smart, hvis du står i klinikken sammen med din klient og booker tiderne ind i kalenderen. Her vil du netop ikke have at dine klienter skal se informationer på dine andre klienter. 

Denne funktion hjælper dig nemlig derfor med at overholde reglerne indenfor GDPR på også dette punkt 

I toppen på kalender forsiden kan du finde et ikon med et øje, som er overstreget. Hvis du klikker her, så vil informationerne i hver kalenderaftale blive sløret. På den måde kan du stille og roligt vise din kalender og ledige tider til dine klienter. Uden at risikere at bryde love.

Databehandleraftale

Det er vigtigt, at du som dataansvarlig (behandler) er klar og tydelig i din kommunikation. Når du opbevarer eller på anden måde behandler dine klienters data.

Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse. Når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Din databehandleraftale finder du under “indstillinger” -> “Min profil” 

I vores databehandleraftale, finder du blandt andet informationer omkring forpligtelser og rettigheder. Men også sikkerhed, fortrolighed og aftaler mellem dig som behandler og os som systemudbyder. Dette er især en vigtig information at gennemgå. For at sikre at man som behandler har helt styr på hvilke regler og forpligtelser der er til en. Som værende bruger i vores system.

Du kan læse meget mere om vores generelle betingelser lige her.

Vi håber at du fandt vores 8 tips og tricks brugbare og interessante. Hvis du har nogle spørgsmål til GDPR, vores funktioner eller apps er du altid velkommen til at kontakte os på [email protected].

Vi ønsker dig en rigtig dejlig dag 🙂