De seneste tendenser inden for online booking

Online bookingsystemer bliver brugt af en bred vifte af virksomheder. Brugere forventer, at selskaber har en intuitiv og brugervenlig løsning, når det kommer til at booke en service. Et online booking system kan bruges til at aftale en tid eller et møde. Men også til at booke en aftale, lave en reservation i et lokale eller tilmelde sig et event. 

Brugen af en online platform til at planlægge aftaler online er vokset i popularitet, hvorimod telefonopkald og e-mails langsomt (men sikkert) udfases. Især i den forgangne ​​sæson hvor COVID-19-pandemien var på sit højeste. Det meste af befolkningen var i karantæne, og næsten alle de daglige opgaver blev skiftet til et online format. Dette har resulteret i, at folk er blevet mere tilbøjelige til at bruge teknologier, siden vi blev tvunget til at skifte til online løsninger.

Grundet teknologiske fremskridt bruger virksomheder et online bookingsystem til at automatisere og planlægge daglige gøremål. En rapport fra Data Bridge Market Research viser, at markedet for reservations- og bookingsoftware sandsynligvis vil vokse med en hastighed på 12,50 % i prognoseperioden 2020 til 2027. Med en så betydelig forventet vækst er det en god idé at være på toppen af de seneste trends og opdateringer – så du kan fortsætte med at levere en problemfri bookingoplevelse til dine klienter. Derfor har vi samlet en liste over de seneste opdateringer i online bookingsystemer, som du kan og bør benytte dig af.

Tendenser:

• Problemfri online booking
• Designformer til en lav koncentrationsevne
• Vær transparent omkring personlig data
• Socialvenlige bookingwebsteder
• Cloud-baseret system
• Gør bookingen mere personlig
• Flere automatiseringsfunktionaliteter
• Flere brancher indfører et online reservationssystem

Problemfrit online booking flow

Når kunder bestiller en tid, nyder de ikke at sidde fast i processen. Det bliver stadig vigtigere, at funktionaliteterne er lavet med kunden i tankerne. Det skal være intuitivt. Tendensen dikterer, at online bookingsystemindustrien bliver nødt til at tilpasse sig for at gøre softwaren friktionsfri. Det resulterer i færre smertepunkter for både virksomheden, der bruger det, og for de kunder, der bestiller tider i det.

Læringskurven bør ikke være stejl. Faktisk burde det kun tage brugerne et par sekunder at forstå, hvor de kan finde det, de leder efter. De fleste online bookingsystemer er indlejret på hjemmesiden og/eller har form af apps og programmer installeret på enheden. For at opleve en problemfri brug af platformen er det vigtigt, at der ikke er nogen forsinkelser, og at softwaren synkroniseres øjeblikkeligt på de mange enheder, den bruges på.

Design-former til en lav koncentrationsevne

En gennemsnitspersons koncentrationsevne er kortere end en guldfisks – bogstaveligt talt. Ifølge denne undersøgelse er den menneskelige koncentrationsevne 8,25 sekunder, hvorimod guldfisken har en opmærksomhed på 9 sekunder. Alt dette for at sige, at dagene med lang tilmelding med for mange felter til at skrive er talte.

Hvis din klient skal udfylde en formular, skal den gøres så enkel og hurtig som muligt. Jo mindre indsats kunden skal yde, jo bedre. Nyere versioner af disse formularer vil have flere drop-off menuer og flere multiple-choice sektioner. Ikke desto mindre er det også nyttigt at have et felt at skrive på til sidst. Så kunden kan fortælle dig om enhver yderligere information, der ikke blev bedt om. På denne måde vil du tage højde for at holde opmærksomheden, samtidig med at du giver dine kunder mulighed for at udtrykke eventuelle bekymringer og stille dig spørgsmål.

Selvom du bør forsøge at holde spørgsmålene i dine formularer på et minimum, bør du ikke udelade vigtige spørgsmål eller oplysninger. Målet er at fange al den nødvendige information fra kunderne og kun give dem yderligere information, når det er absolut nødvendigt.

Vær transparent omkring personlig data

Selvom de yngre generationer er teknisk kyndige og allerede ved, hvad de almindelige procedurer er, når de åbner konti, kan den mere voksne generation af mennesker over 50 stadig være tøvende i disse situationer. Efterhånden som flere og flere personlige oplysninger indsendes online, er mange bekymrede for, at deres personlige data kan blive stjålet eller brugt af tredjeparter uden deres samtykke. “Americans’ Views About Data Collection and Security” nævner, at selvom 93% af de adspurgte sagde, at det var vigtigt at kunne kontrollere deres data, sagde kun 9%, at de følte, at de havde “meget” kontrol over mængden af information, der indsamles om dem.

Betydningen af personlig data

Så hvad kan du helt præcist gøre som virksomhed for at få dine potentielle kunder til at føle sig trygge med hensyn til personlige data? Der er en række muligheder i online bookingsystemer for at få kunderne til at føle sig trygge:

• Tillad at logge ind som gæst – specielt for førstegangsbrugere, der prøver dine tjenester af. Dette giver kunderne mulighed for ikke at skulle udlevere deres personlige data fra begyndelsen af. Derudover gør det processen mere ligetil ikke at skulle oprette endnu en konto.
• Integrer med velkendte apps – integrer med platforme, der allerede benyttes meget. Dette er ikke kun smart, fordi de er mere troværdige, men også fordi dine kunder ikke behøver at installere en anden app og lære, hvordan den fungerer.

• Vær ærlig og tydelig omkring dine priser og gebyrer. Det får dine kunder til at føle sig trygge ved, hvad de betaler – uden skjulte gebyrer. For eksempel opkræver nogle online bookingsystemer et ekstra gebyr for at håndtere dine kunder. Hvis dette er tilfældet, så lad dine kunder vide det fra begyndelsen.
• Lad kunderne lære dig at kende. Giv væsentlige oplysninger om din virksomhed. Fortæl dem hvad du laver, hvad dine værdier er, din placering, dine tjenester, hvad du kan hjælpe med, osv. Dette kan øge potentielle kunders tillid til at booke en aftale med dig og hjælpe med at bringe dem fra overvejelse til handling.

Disse løsninger hjælper med at holde din virksomhed troværdig og forbedre forbindelsen til kunderne på et mere personligt niveau.

Terapeut Booking og sikkerhed

Terapeut Booking bookingsystem giver optimal sikkerhed og beskyttelse af din klients data og personlige oplysninger såsom kortnummer, overførsler og anden sensitiv information. 

Hos Terapeut Booking er vi i tæt samarbejde med Datatilsynet. Det betyder, at vi forsikrer din virksomhed om, at intet slipper ud af dine filer. Vi anbefaler stærkt, at dit online bookingsystem (hvis du bruger et andet) også prioriterer samarbejde og retningslinjer for, hvordan du bedst beskytter klientdata og registreringer.

Når du bruger et online bookingsystem, er det ekstremt vigtigt, at det er i overensstemmelse med alle krav og lovgivning til opbevaring af data – både i Danmark og internationalt.

Ved at informere dine kunder om hvilke cybersikkerhedssystemer, du har på plads (som det på billedet ovenfor), giver du dine klienter en garanti for, at deres CPR-nummer eller patientoplysninger aldrig kommer ud til offentligheden.

Socialvenlige bookingwebsteder

Et andet stort skifte i den måde, hvorpå forbrugerne foretager bookinger, er sket ved hjælp af sociale medieplatforme. Der er uendelige muligheder for at interagere med forbrugerne via sociale medier, og booking via sociale medier bliver mere og mere populært. At give offentligheden en indsigtsfuld oplevelse er et skridt videre for at få dem til at anmode om din service. Det er så meget mere bekvemt at bestille en tjeneste via en side på et socialt medie end manuelt at søge efter et websted og finde bookingsiden. 

Desuden bruger 54 % af de “sociale browsere” sociale medier til at søge efter produkter og tjenester. Så hvis du har et direkte link til din booking fra dine sociale mediekanaler, vil du sandsynligvis få nye kunder ind, som ellers ikke ville have kendt til din virksomhed. For at dette kan ske, er det en god idé at samarbejde med et online bookingsystem, der tilbyder integrationer med de sociale mediekanaler, du bruger.

Terapeut Booking og sociale netværk

I Terapeut Booking systemet er det f.eks. muligt at integrere med Facebook og Instagram. Så hvis dine kunder finder dit firma på Facebook, kan de lige så godt have lyst til at foretage bookinger med det samme.

Ved at lade dem gøre dette, og integrere din Facebook-konto med onlinebooking-systemet, kan du overføre bookinger på tværs af kanalerne uden at skulle omdirigere dine kunder nogen steder hen. Facebook er en af de mest anvendte sociale medieplatforme i Danmark og kan hjælpe dig.

Sociale medieplatforme er blevet et sted, hvor virksomheder og praktiserende læger kan annoncere, dele nyheder om det gode arbejde, de har udført, indsamle anmeldelser og kommunikere med deres kunder.

Cloud-baseret system

Mange brancher er gået over til cloud-baseret software til at administrere aftaler, kunder og personale. Hospitaler er f.eks. begyndt at gå over til cloud-baseret patientdataadministration for at få lettere adgang og samtidig sikre dataen.

Med et cloudbaseret bookingsystem kan virksomheder, der opererer på tværs af lokationer og med fjernansatte medarbejdere, få adgang til alle de oplysninger, de har brug for, med et enkelt klik. Da skyen kører på egne servere gennem et firma, hvis eneste opgave er at få cloudsystemet til at fungere og være fejlfrit, er det normalt meget mere pålideligt end en server på stedet.

Gør bookingen mere personlig

I det kommende år vil online reservationssystemerne blive mere personlige. Dette er en del af den øgede brug af smarte teknologier og af at give en strømlinet oplevelse fra start til slut. Online bookingsoftware vil blive forbedret til at levere personlige bekræftelsesmeddelelser, påmindelser og opfølgninger for at opfylde kundernes forventninger. 

De fleste bookingsystemer tilpasser sig til at gemme kundernes historik fra tidligere besøg, deres præferencer samt forhold der kan være nødvendige at kende til kommende aftaler osv. Dette er med til at få kunderne til at føle sig værdsat og forstået. 

For eksempel…

Lad os sige, at du arbejder som kiropraktor, og at en klient kommer til din klinik for første gang. Klienten har tilfældigvis et fysisk krævende arbejde, som kræver, at han eller hun står og laver de samme bevægelser gentagne gange. Dette forårsager spændinger i hoften og smerter i lænden. Da det er denne klients første gang, noterer du (som kiropraktor) denne information, så næste gang klienten dukker op, behøver hun/han ikke at give denne information igen. Hvis patienten i stedet har en aftale med en af dine kolleger til sit næste besøg, vil din kollega også have disse oplysninger let tilgængelige og vil kunne behandle patienten i overensstemmelse hermed. Det øger også serviceniveauet enormt, at patienten ikke behøver at gentage oplysningerne ved hvert besøg. 

Noget af det vigtige ved at føre journal er lige netop at gemme din klients historie, at notere sundhedsforhold, der kan påvirke behandlingen, såsom allergier, tidligere sygdomme eller kroniske sygdomme, hvilket kan være afgørende for klientens behandlingsplan. Dette optimerer ikke kun behandlingen, men giver dig også mulighed for at planlægge sessionen på forhånd for at tilpasse dig patientens behov.

Vores journal

Ved hjælp af Terapeut Bookings journal funktion kan alle dine medarbejdere eller kolleger oprette og få adgang til klientjournaler samt redigere og justere journalposter. Med denne funktion kan en klinik også oprette forskellige skabeloner til specifikke typer af journaler og tilføje billeder eller filer til klientens journal. 

Disse oplysninger kan også bruges til at målrette særlige tilbud til klienterne baseret på deres medicinske historie. Det kunne være et tilbud om en supplerende behandling til den massage, som kunden allerede får. Hvis du gør en ekstra indsats for at få dine kunder til at føle sig specielle, øges chancerne for at de vil være loyale over for din klinik næste gang, de har brug for dine tjenester, betydeligt.

Flere automatiseringsfunktionaliteter

Vi har bygget vores online reservationssystem for at reducere de tidskrævende opgaver i forbindelse med håndteringen af kundereservationer. Derfor forventer vi, at denne software vil bruge automatisering til at gøre de daglige processer endnu mere effektive. Faktisk arbejder 48% af organisationerne på at installere løsninger til automatisering af forretningsprocesser, der specifikt automatiserer håndteringen af manuelle opgaver.

Ved at bruge en online aftaleservice bliver der også bygget bro mellem personlig kundeservice og den bekvemmelighed, der ligger i automatiseret planlægning.

Kunderne vil modtage automatiske bekræftelsesbeskeder, påmindelser, undersøgelser, gavekort og særlige tilbud. Det er dog vigtigt at holde disse nøjagtige i forhold til kundens præferencer og historik. Automatisering kan også tage form af en bot. Bots kan besvare enkle spørgsmål, hvilket minimerer antallet af opkald eller e-mails. Kunderne kan få den support, de har brug for, i realtid – uanset hvad tid på dagen, det er. 

Funktionen til automatisk bekræftelse af e-mails og SMS’er kan være meget nyttig. Det giver dine kunder mulighed for at få en skriftlig bekræftelse af deres aftale. Bekræftelsen indeholder tid og dato for deres aftale samt andre oplysninger, hvis det er nødvendigt. Det kan være meget nyttigt at have en automatisk påmindelsestjeneste via e-mail eller sms, da det forhindrer, at kunder glemmer en aftale og kan være en venlig påmindelse om f.eks. klinikkens placering for at gøre det hele så nemt som muligt for kunden. Selv om automatisering er en trend at holde øje med, er det også vigtigt at holde forholdet til kunderne personligt.

Her er et eksempel på, hvordan Terapeut Booking bruger automatisering til bookingbekræftelser, ombookninger, påmindelser og særlige tilbud.

Takket være automatisering bliver bookingtjenesterne mere fleksible for både kunder og medarbejdere. Kunderne kan nemt bestille, når det passer dem, fordi systemet automatisk opdaterer de tilgængelige tidsrum. Medarbejderne sparer tid ved ikke at skulle gøre det manuelt. 

Flere brancher indfører et online-reservationssystem

Efterhånden som online bookingsoftware bliver mere praktisk end traditionel booking, følger andre brancher trenden med at få et online bookingsystem. Mange af disse programmer tilpasser sig også, så de er til gavn for en større mangfoldighed af brancher.

Tidligere brugte restauranter, hoteller og rejsebureauer for det meste disse systemer. Men virksomheder som sundhedsklinikker, skønheds- og wellnessaloner, events og videregående uddannelser hopper nu med på bookingsystemtrenden. Derudover har iværksættere og små virksomheder i stigende grad taget bookingsoftware i brug. Det hjælper dem med at udnytte deres menneskelige ressourcer mere effektivt. Hvis du ejer eller leder en klinik eller et behandlercenter, er der derfor gode chancer for, at dine konkurrenter også optimerer deres processer ved at gå fra traditionel booking til online bookingsystemer.

Terapeut Booking understøtter mange forskellige virksomheder inden for sundheds- og wellnessbranchen. Det er dog ikke kun for disse områder. Nogle af de fagfolk, Terapeut Booking arbejder med, er coaches, terapeuter, frisører, negleteknikere, makeup artister, personlige trænere og instruktører. Tag et kig på den komplette liste over faggrupperne og se, om vi allerede har tilføjet din faggruppe på listen. Hvis ikke, hjælper vi gerne med at tilpasse vores software til din virksomheds behov. Send os en besked, og vi svarer så hurtigt som muligt.

Afslutning

I vore dage er der flere muligheder, når det gælder online reservationssystemer. Men de tendenser, der er dækket i dette blogindlæg, er dem, du bør være opmærksom på for at holde dig foran dine konkurrenter.

Branchen for online bookingsystemer moderniseres for at blive mere effektiv, intuitiv og tidsbesparende for både kunder og medarbejdere. Standarden for disse teknologier er blevet hævet, og kunderne (især de teknisk kyndige generationer) forventer ikke mindre. 

Uanset hvilken branche din virksomhed befinder sig i, kan et online bookingsystem blive praktisk. Alle virksomheder, der arbejder baseret på en eller anden form for møde med kunder (enten online eller fysisk), bør i det mindste holde disse 2022 tendenser i tankerne. Begynd at bruge en af de 3 planer af vores online bookingsystemer, der er helt tilpasset ovennævnte tendenser.