Strømlin din fysioterapeut praksis: Gør brug af et moderne bookingsystem!

Hej alle sammen! 🙂 Dette blogpost vil fokusere på, hvordan du kan få mest muligt ud af dit moderne bookingsystem som fysioterapeut, så du kan minimere administrationen og det manuelle arbejde, og lægge dine kræfter og opmærksomhed hos dine klienter.

Jeg håber, at du også vil læse med, selvom du er end anden type behandler end fysioterapeut! Men vi har i dette indlæg valgt at fokusere på fysioterapeutens brug af Terapeut Booking, herunder de apps vi har i systemet, som er mere specifikke til fysioterapeuten.

Vi vil gennemgå disse tre emner:

• Hvor kan dit bookingsystem gøre en forskel i din behandling?
• Mulighederne for at skræddersy systemet, så det passer bedst til dit arbejdsflow
• De vigtigste og mest nyttige apps for dig i dit arbejde som fysioterapeut

Lad os komme i gang!

Hvor kan dit bookingsystem gøre en forskel?

Dit bookingsystem kan først og fremmest gøre en forskel ved at være pålideligt, og intuitivt for dine klienter. Ved at gøre bookingoplevelsen indbydende og ligetil, vil du øge chancen for, at dine klienter vender tilbage, og booker hos dig igen.

Det vigtigste er naturligvis din behandling og din interaktion med klienten. Men det indtryk dit bookingsystem giver i forbindelse med booking, er også en del af helheden i forhold til klientens oplevelse af at blive behandlet hos dig.

Hos Terapeut Booking er det muligt at personliggøre bookingsiden, så den passer til dit firma. Du kan f.eks. skifte farven på din bookingsiden og tilføje et billede (af dig selv, et firmalogo, eller andet). Du kan inddele dine ydelser i flere kalendere, eller i ydelsesgrupper, for at skabe et bedre overblik for dine klienter:

Fysioterapi er konkurrencepræget som sektor, og for at din klinik kan trives bedst muligt, skal du sikre, klientoplevelsen er i topklasse. Det handler ikke kun om de ydelser, du leverer, men også om effektiviteten og pålideligheden af dine ydelser fra det øjeblik, dine klienter ønsker at booke aftaler hos dig, til længe efter at de forlader din klinik.

Din bookingside kan være det første indtryk dine klienter får af din klinik, så det er vigtigt at sørge for, at udtrykket passer til din klinik.

Hurtigt, bekvemt og nemt

Et generelt træk hos behandlere er, at de kan de kæmpe med at have masser af ansvar på hænderne og begrænset tid. Hvis du er afhængig af telefontid til planlægning af dine klientaftaler, kan du miste et betydeligt antal potentielle klienter i din klinik. Det skyldes, at hver gang de ringer og finder dine telefonlinjer optagede, forstørres risikoen for, at de giver op, og søger et andet sted hen.

Når man tænker på dette, så er et selvbetjeningssoftware den ideelle løsning. Dine klienter behøver ikke at bekymre sig om at ringe i kontortid, da en online platform giver dem mulighed for at planlægge deres aftaler præcis når de ønsker, på ethvert tidspunkt af dagen.

Mulighederne for at skræddersy systemet, så det passer bedst til dit arbejdsflow

Lige så vigtigt det er, at dit bookingsystem er intuitivt overfor dine klienter, lige så vigtigt er det, at systemet virker optimalt for dig som fysioterapeut. 

Hvad dette vil sige i praksis, er meget individuelt. Som du sikkert ved, så er det muligt at tilvælge de funktioner du ønsker at benytte i din arbejdsdag.

På samme måde kan du fravælge de funktioner, du ikke bruger, så de ikke fylder i dit feed og skaber unødig forvirring og “støj” i dit arbejdsflow. Du vil altid kunne deaktivere (og genaktivere) funktioner, integrationer og apps i Terapeut Bookings Apps-menu.

Selvom det er helt op til dig, hvilke apps og funktioner du ønsker at bruge, så kommer der her nogle gode tips til funktioner, der kan være nyttige i dit arbejde som fysioterapeut:

Reducer antallet af mistede aftaler ved at opsætte Aflysnings-regler

Vi har alle travle skemaer. Det gør, at det kan være let for folk at miste overblikket over tiden eller glemme deres aftaler. Som følge heraf kan dine patienter gå glip af aftaler eller blive nødt til at aflyse i sidste øjeblik. Dette betyder, at du risikerer at miste fakturerbare timer.

I Terapeut Booking under Indstillinger –> Online Booking –> Klient Login, kan du vælge, hvornår dine klienter senest kan aflyse en tid hos dig. Du kan også vælge, om du som behandler skal godkende aflysningen først. Hvis du vælger, at klienten skal kunne aflyse uden din godkendelse, vil den aflyste tid med det samme blive ledig igen for booking:

Forøg produktiviteten med automatiske e-mails og SMS’er

I denne forbindelse giver det virkelig god mening at opsætte nogle automatiserede beskeder. Hvis du minder dine klienter om deres aftaler i god tid, kan du opsætte en påmindelsesbesked.

Du kan selv bestemme og opsætte indholdet af din påmindelsesbesked. Du kan derefter sørge for, at den bliver sendt på præcis det tidspunkt du ønsker. Det kan være 48 timer før eller 24 timer før. Det kan også være et specifikt klokkeslæt 3 dage før aftalen. Det er helt op til dig:

Fysioterapimiljøer dynamiske. Der er mange bevægelige dele, der skal fokusere på fakturering, drift og logistik. Disse aktiviteter er naturligvis afgørende for jeres klinik. Men de kræver også en betydelig mængde tid og energi – hvilket kan ende med at påvirke dit teams produktivitet.

Disse beskeder kan altså blandt andet hjælpe med at automatisere bekræftelse af aftaler, omlægning af aftaler, og afsendelse af påmindelser og aflysninger. De kan være et virkelig nyttigt værktøj, der kan være med til at reducere din og dit personales arbejdsbyrde. I kan dermed i klinikken fokusere på at betjene klienterne og dermed øge jeres produktivitet.

De vigtigste og mest nyttige apps for dig i dit arbejde som fysioterapeut

Først og fremmest, så har vi naturligvis vores kernefunktioner, som jeg også kom ind på i afsnittet ovenfor. Det vil sige vores kalender-, journal-, fakturafunktioner, og meget, meget andet. Det fulde overblik over både gratis og betalte funktioner kan findes på vores prisliste.

De eksterne integrationer

Tryg Behandlerbooking

Hos Terapeut Booking arbejder vi på at udvikle vores samarbejder med forsikringer. Vi var sidste år virkelig glade for at kunne præsentere integrationen til Tryg Behandlerbooking.

Tryg Behandlerbooking er et forsikringsselskab, og Oliver gennemgår over flere videoer opsætningen af integrationen mellem Terapeut Booking og Tryg.

Integrationen til Tryg er så automatiseret som muligt. Det betyder, at når en klient booker tid via Tryg Behandlerbooking, så vil denne aftale automatisk komme ind i din Terapeut Booking-kalender. Hvis du er en fysioterapeut tilknyttet Tryg, behøver du altså ikke manuelt holde styr på aftalerne både i Terapeut Booking og i Tryg – aftalen fra Tryg vil blokere for Online Booking i det gældende tidsrum, så du ikke risikerer dobbeltbooking.

Derudover, så synkroniserer denne forbindelse mellem de to systemer begge. Når du ændrer eller aflyser en aftale i enten Terapeut Booking eller Tryg Behandlerbooking, så vil det andet system automatisk få besked.

Så du kan på den måde sikre dig, at de seneste oplysninger omkring en klient eller en aftale altid er opdateret i begge systemer.

Når en aftale bliver booket via Trygs system, vil dit Terapeut Booking-system modtage alle relevante informationer og data på klienten og behandlingen, samt betalingsgarantien fra Tryg.

MedCom

Hvis du er fysioterapeut og psykolog, så tilbyder Terapeut Booking en integration til MedCom. Denne integration vil lade dig hente henvisninger, og sende epikriser og korrespondancebreve. Ydermere, hvis du har ydernummer som fysioterapeut og psykolog, så vil det med denne integration være muligt at afregne med regionen.

Du opsætter app’en under Apps-menuen i Terapeut Booking, ved at klikke Aktiver, og derefter følge de forskellige trin:

I vores hjælpecenter vil du finde mange guides og videointroduktioner til hvordan du bruger MedCom-app’en. Du kan blandt andet se en vejledning til den gode fysioterapi epikrise.

Husk at du altid skrive til os på [email protected], hvis du har de mindste spørgsmål til noget af dette! 🙂