Online bookingsystem: Hvad er det, og hvordan fungerer det?

Vidste du at: Virksomheder, der implementerer online-reservationssystemer, øger deres omsætning med 37 %.
Ud over at lette forretningsaktiviteterne øger planlægnings apps konverteringsraten, fordi 70 % af kunderne foretrækker at bestille og ombestille aftaler online.

Så hvis du stadig arbejder med regneark eller skal gå frem og tilbage med kunderne for at se, hvornår deres og din tidsplan passer sammen til et møde, har du brug for et bookingsystem.
I dette blogindlæg vil vi diskutere, hvad et online bookingsystem er, og hvordan det fungerer. Vi viser dig også, hvordan du vælger de bedste online bookingapps til din virksomhed, og hvilke 5 apps du skal vælge imellem. Er du klar? Lad os begynde.

Hvad er et online booking system?

Et online bookingsystem er en cloud-baseret software, der giver dine kunder mulighed for at bestille aftaler på dit websted eller via et bookinglink. Dit personale kan også planlægge møder for mindre teknisk kyndige patienter.
Apps til aftaleplanlægning gør det nemt at booke møder, fordi kunderne straks kan se de tilgængelige tider at vælge imellem. Booking-apps eliminerer behovet for regneark og manuel booking af kunder og omdirigerer kunderne til at betale på et andet websted, da de er integreret med betalingsprocessorer.
Når du implementerer en bookingsoftware, er din forretning åben til enhver tid. Dette fører til vækst i omsætningen, da 42 % af bookings sker uden for åbningstiden.

Hvordan virker et online bookingsystem?

Et online-reservationssystem er cloud-baseret. Det kan integreres med dit websted og dine sociale sider.
Det, der sker, er følgende: En kunde eller potentiel kunde lander på dit websted og udfylder en indlejret reservationsformular for at aftale en tid.
De indtaster deres kontaktoplysninger og vælger tid og dato fra de tilgængelige kalenderpladser. Din kunde kan vælge, hvilken type tjeneste mødet er for, og straks betale et eventuelt konsultationsgebyr, alt sammen uden at forlade dit websted.
Bookede møder tilføjes automatisk til din kalender. Afhængigt af hvordan det er indstillet, modtager du en meddelelse eller en e-mail.
Bookingsystemet sørger for at sende e-mails og påmindelser om notifikationer til både dig og din klient, så ingen går glip af aftalen.
På din side kan du se antallet af bookede møder, notifikationer, hvem du skal sende fakturaer til, og personalets aktivitet. Du kan også booke en aftale for en klient.

Egenskaber ved et ideelt system til booking af aftaler på en klinik

Visse funktioner gør en booking-app ideel for terapeuter og klinikere. De er:

• Omfattende integrationer
• Styring af klienter og personale
• Meget tilpasningsdygtig
• Kalenderstyring
• Online betalingsstyring
• Skræddersyede aktivitetsoversigter
• Automatiske e-mails og påmindelser

Omfattende integrationer

Det ideelle klinikbestillingssystem kan integreres med mange apps og platforme. På et meget grundlæggende niveau har det et tilpasseligt og personligt bookinglink, som du kan dele på sociale medier og inkludere på et websted.
Udover integration med websider har bookingsoftwaren til aftaleplanlægning et API, der understøtter apps fra tredjeparter. Anbefalede integrationer omfatter Google Calendar, MailChimp til e-mail-markedsføring, Facebook Login og PayPal.

Administration af kunder og personale

Et online bookingsystem understøtter flere klienter og personale administration.
Du har normalt en database med kundeprofiler med kontaktoplysninger, tilbagevendende aftaler og patientjournaler. Avancerede online bookingsystemer har kundeportaler. Det vil sige, at hver klient har en konto, som de logger ind på, hvorfra de booker aftaler og ser deres journaler.
Som administrator inviterer du flere medarbejdere som brugere til din kliniks konto og indstiller deres roller og adgangsniveauer.

Meget tilpasningsdygtig

Du skal kunne tilpasse reservationsformularerne, så de passer til dit brands stemme og image. Bookingsoftwaren skal gøre det muligt at ændre en formular stil, placere dit logo og tilføje datafelter.
En god bookingapp giver dig tilpassede skabeloner til booking- og indtagningsformularer, e-mails og fakturaer, der kan tilpasses. Skabeloner hjælper med at skrive tekster, der appellerer til netop din målgruppe, samtidig med at du bevarer en bestemt struktur.

Kalenderstyring

Den ideelle software til aftalebooking administrerer dine kalenderaftaler og holder dig løbende underrettet.
Det giver dig og dine kunder mulighed for nemt at tilføje aftaler. Det understøtter tilbagevendende aftaler i din kalender og giver dig mulighed for at indstille dine arbejdsdage og åbningstider. Appen viser også patienterne, hvilke tidsblokke der er tilgængelige, så de nemt kan matche deres tilgængelighed med din.
Apps til tidsbestilling genererer rapporter om dine aftaler. Du får et overblik over, hvornår du har mest travlt, og hvornår dine klienter foretrækker at se dig mest.
De bedste online bookingapps integrerer med kalenderapps fra tredjeparter som for eksempel Outlook og Google Calendar.

Online betalingsstyring

De fleste foretrækker at betale online, fordi det er ubesværet, hurtigt og let at ændre. For at tiltrække nye kunder og reducere antallet af afbrud bør din bookingapp have et indbygget betalingsstyringssystem.
Appen bør heller ikke omdirigere kunderne til en ny webside for at betale. Folk foretrækker alt-i-en-løsninger, der håndterer betalinger og automatisk giver dig besked, når der er foretaget en indbetaling. Dette er især nyttigt, når kunderne skal indbetale et gebyr, før de booker en aftale.
En online booking-app bør give dig mulighed for at indføre rabatpolitikker, der reducerer priserne for langvarige specielle kunder og dermed opbygge stærke relationer med dine patienter.
En bookingapp bør have automatiseret fakturering. Du bør kunne generere en skræddersyet faktura til din klient. De bør også kunne klikke på et link inde i fakturaen og betale dine gebyrer.
For at opnå alt dette integrerer online bookingapps med kreditkortprocessorer og tegnebøger som PayPal og Stripe.

Brugerdefinerede aktivitetsoversigter

Især for en konto med flere brugere bør en online booking-software understøtte et nemt overblik over de seneste aktiviteter.
Dashboards er vigtige. De giver dig et overblik over de seneste aktiviteter og en nem måde at navigere i softwaren på. Som administrator får du mulighed for at se, hvilke nye ændringer der er foretaget, og hvem der har foretaget dem.
Der bør være et generelt dashboard tilpasset forskellige niveauer af adgangstilladelser for kontorpersonalet. Dette forbedrer patientdatasikkerheden og brugeroplevelsen for medarbejderne.

Automatiske e-mails og påmindelser

Den bedste online booking-app holder dig opdateret med alle kundeaktiviteter i softwaren.
Du får en besked, når en patient bestiller en tid, når der er foretaget en betaling, og når en tid er på vej. Du bør kunne tilpasse frekvensen af notifikationer og hvor de sendes hen. Appen bør også sende påmindelser pr. e-mail og sms til dine patienter.

Sådan vælger du det bedste online tidsbestillingssystem til din virksomhed

Er du klar til at vælge en aftaleplanlægningssoftware til din klinik? Her er en trin-for-trin guide til at vælge et, der passer til din virksomhed.

1. Identificer hovedårsagen til, at du har brug for et bookingsystem

Det første skridt til at vælge den rigtige app til tidsbestilling er at identificere hovedårsagen til, at du ønsker at implementere en sådan.
Hvis dit største problem er rodede skemaer, der er svære at holde styr på, har du måske brug for en app med omfattende muligheder for aftaleplanlægning. Hvis dine kunder har svært ved at betale, skal du vælge apps, der i højere grad fokuserer på fakturering. Identificering af hovedproblemet er det vigtigste skridt.

2. Lav en liste over muligheder

Det næste skridt er at lave en liste over de onlinebooking-systemer, som du mener, er de rigtige for din klinik. Din liste kan kun bestå af apps, der specifikt imødekommer dine behov. Her er de 4 vigtigste faktorer, som du skal overveje, mens du laver listen.

a. Sikkerhed og overholdelse

Som en virksomhed, der leverer til kunder med følsomme behov, har du brug for software, der overfører data sikkert og beskytter dine kunders privatliv. Du ønsker ikke noget, der let kan hackes ind i, eller som vilkårligt sælger patientdata. Derfor skal du kigge efter bookingapps, der er GDPR-kompatible

b. Tilgængelige funktioner
Før du tilføjer en online booking-app til din shortliste, skal du få et overblik over de tilgængelige funktioner. Hvordan booker appen aftaler? Arbejder den med en betalingsformidler? Undersøg funktionerne for at bekræfte, at de dækker dine vigtigste behov.
Hvis du undrer dig over, hvilke funktioner der er vigtige, har vi skrevet et blogindlæg med en detaljeret beskrivelse af de seneste tendenser inden for onlinebooking. Brug dem til at bestemme, hvilke funktioner der bør være en del af dit bookingsystem.

c. Integration
Vælg kun apps, der giver konti delbare links, og som integreres i websites.
Appsne skal tillade tredjepartsintegrationer og datamigrering, så du kan integrere med andre apps for at få ekstra funktioner.

d. Platform
Cloudbaseret software er bedst, fordi dine kunder ikke behøver at installere applikationer for at bestille en aftale. Alt, hvad de behøver, er et link til en bookingformular.

3. Find anmeldelser på populære websteder

Når du har en liste over de udvalgte virksomheder klar, skal du se på vurderinger og anmeldelser. Lige efter dette har vi en liste over de 5 bedste online bookingsoftware til sundhedsplejersker. Vi gennemgår deres vigtigste funktioner, fordele og priser.

4. Overvej en app med en mulighed for gratis prøveperiode

Vi anbefaler, at du implementerer en online booking software lidt efter lidt. Det er bedre at gå efter en app, der har en gratis version eller en gratis prøveversion. Så kan du prøve appen i nogle dage eller i en begrænset kapacitet for at få et indblik i, hvordan det vil være at implementere softwaren fuldt ud.

Top 5 Online Bookingsystemer til terapeuter: Fordele og ulemper

Terapeut Booking

Terapeut Booking er en booking software til sundhedspersonale, der er specialbygget til at opfylde planlægningsbehovene hos klinikere, terapeuter og sundhedspersonale. Appen integrerer nemt med websteder og sociale platforme for nem tidsbestilling.
Den tilbyder grundlæggende funktioner og fordele som kalenderstyring, automatiseret online planlægning, administration af patientjournaler og forretningsrapporter. Kalenderfunktionen giver mulighed for tilbagevendende aftaler og fridage. Appen integrerer med online betalingsplatforme som PayPal og Stripe. Desuden er patientdata sikre, fordi EasyPractice er både HIPAA- og GDPR-kompatibel.

Terapeut Bookings API muliggør integration med apps fra tredjeparter, herunder Google kalender, Slack, PayPal og Outlook. Den har en app-butik i appen, hvor du kan finde andre apps, som du kan integrere med for at få flere funktioner.

Fordele

Terapeut Booking er specielt bygget til terapeuter og sundhedsplejersker
Tildeler delbare reservationsformularlinks og integrerer med websider
Tilbyder avancerede funktioner som f.eks. håndtering af patientjournaler
Understøtter integration med Zapier, hvilket øger tredjepartsunderstøttelsen til 2000 apps
Gør det muligt at planlægge på flere steder

Priser

Terapeut Booking har både en gratis prøveversion og en gratis version, som er begrænset til kun 2 klienter. Men den er gratis for evigt.
Prisen starter ved 249 kr. pr. bruger pr. Måned. Ved køb af et årsabonnement. Abonnementet med ubegrænset adgang giver mulighed for op til 500 klientbookinger om året, SMS- og e-mail-meddelelser, klientadministration, nem fakturering og integration med Google-kalender.

10to8

Denne booking-app minimerer de administrative opgaver, så du kan fokusere på fakturabelt arbejde. Den har de typiske funktioner som kalenderstyring, online betaling og kundedatabase. Appen reducerer udeblivelser ved at sende SMS-påmindelser til kunderne.
10to8 tager teamsamarbejdet til et nyt niveau. Ud over at give administratorer mulighed for at invitere brugere til en konto har appen separate kalendere for hver enkelt medarbejder for at minimere konflikter.
Selv om 10to8 oprindeligt blev designet til virksomheder inden for sundhedssektoren, har den brugere fra brancher som skønhed og salg.

Fordele

Tillader separate kalendere for brugere af samme konto
Har en funktion til forvaltning af krav
Tilbyder fremragende teamsamarbejde

Priser

10to8 har en gratis version. Den gratis version giver mulighed for 100 aftaler om måneden, et ubegrænset antal klienter, aftaleplanlægning, SMS og påmindelser via e-mail.
Basic-planen, som koster 9,6 dollars (ca. 72 dkk) om måneden, tilbyder ingen ekstra funktioner ud over komplet tilpasset branding.
Det næste niveau er Grow-planen, som koster 20 dollars (ca. 159 dkk) om måneden og giver mulighed for op til 300 aftaler om måneden. Den næste plan – Business, koster 40 dollars (ca. 301 dkk) om måneden.

SimplyBook.me

Blev oprindeligt designet til saloner, men har efterhånden tilføjet sundhedsudbydere til sin kundeliste. Derfor er appen integreret med WooCommerce og har ekstra e-handelsfunktioner som medlemskaber, produkter og pakker.
Simplybook.me understøtter onlinebookinger, kalenderstyring, teamsamarbejde og forretningsanalyser. Appens brugergrænseflade er lidt klodset i den mobile ende, og en kunde kan ikke booke flere sessioner ad gangen.
Den integreres dog med Zapier, hvilket øger antallet af understøttede tredjepartsapps til over 2000.

Fordele

Simplybook.me kan tilpasses til at matche hjemmesidens stil
Appen har tilføjet funktioner som salg af medlemskaber
Integrerer med WooCommerce og WordPress

Priser

Den gratis version giver mulighed for op til 50 bookinger pr. måned. Priserne starter ved $9,9 (ca. 74 dkk) pr. måned for Basic-planen og giver mulighed for maksimalt 100 bookinger. Standard-planen koster 29,9 dollars (ca. 225 dkk) om måneden og giver mulighed for 500 bookinger. Premium-planen koster 59,9 dollars (ca. 451 dkk) om måneden og giver 2000 månedlige bookinger.
Facebook- og Instagram-bookinger og WordPress-integrationer er kun for betalte konti.

Acuity Scheduling

Denne app tager sig af hele kundeprocessen fra booking, til de dukker op på dit kontor. Når en kunde har booket en aftale, automatiserer Acuity onlinebetalingerne, sender formularer til kundeindtagelse, giver dem mulighed for at ændre tid og sender SMS- og e-mail-meddelelser.
Andre tilgængelige funktioner omfatter klient- og personaleadministration, kalendersynkronisering og forretningscoaching. Acuity integreres med populære tredjepartsapps som Google Calendar, Slack og Outlook.

Fordele

Flytter automatisk patienterne videre i indtagelsesprocessen
Tilbyder business coaching-funktioner
Tillader planlægning af flere steder

Priser

Acquity har ingen gratis version. Det laveste prisniveau, Emerging Entrepreneur, koster $15 (ca. 113 dkk) pr. måned. Den giver kun mulighed for at planlægge kunder på ét sted. Growing Business-planen koster $25 (ca. 188 dkk) pr. måned. Den giver mulighed for seks kalendere og personale, tilpassede aftalepakker og prisplaner for dine patienter. Powerhouse-prisniveauet koster $50 (ca. 376 dkk) pr. måned. Den giver mulighed for 36 lokationer, værktøjer til overholdelse af HIPAA og tilpasning uden Acuitys logo.

FlexBooker

Selv om FlexBooker er designet til enhver virksomhed, der har brug for tidsbestilling og faktureringsstyring, kan alle funktioner tilpasses til at matche sundheds- og wellness-nichen.
En særlig funktion er niveauet af tilgængelige tilpasningsmuligheder. Du kan mærke og tilpasse FlexBooker’s indtagnings- og bookingformularer, de automatiserede e-mails, der sendes til leads, og genererede fakturaer. Appen har også en funktion til administration af ventelister.

Fordele

Meget fleksibel og kan tilpasses
Har styring af fakturering og fakturering
Har en funktion til at opbygge og administrere en venteliste

Priser

FlexBooker har en gratis 14-dages prøveperiode. På den laveste plan, der går for 39 dollars (ca. 293 dkk) om måneden, kan du tilføje op til 4 medarbejdere. Planen til 59 dollars (ca. 444 dkk) pr. måned giver mulighed for op til 9 medarbejdere. Den højeste plan, som er til 99 dollars (ca. 746 dkk) pr. måned, understøtter 10+ medarbejdere. Alle planer tillader 1000 bookinger pr. måned. Hver yderligere 500 bookinger koster ekstra 49 dollars (ca. 369 dkk).

Fordele ved et online bookingsystem

Et bookingsystem automatiserer online tidsbestilling, hvilket eliminerer manuelle indtastningsfejl og øger konverteringsraten.
Online booking apps til tidsbestilling integreres med betalingsprocessorer for nem elektronisk betaling.
Klinik-apps sender regelmæssige SMS- og e-mail-meddelelser. Disse tjener til at reducere antallet af udeblivelser.
Du får et link, der kan deles, som du kan indlejre på dit websted og dele på sociale medieplatforme.
HIPAA-kompatible bookingsystemer opbevarer patientjournaler sikkert.
Dine kunder kan planlægge aftaler på flere kliniksteder.
Bookingapps integreres med apps fra tredjeparter for at lette dataoverførsel.

Konklusion

Det er endelig på tide at droppe regneark og generiske to-do apps. Implementer et online bookingsystem, der tager de kedelige opgaver fra dine skuldre, så du kan fokusere på at betjene dine kunder bedre og øge din indtjening.
EasyPractice er et online booking-software, der er bygget til terapeuter og klinikere. Det har topfunktioner, der er fleksible i forhold til din arbejdsgang, lige fra online aftaleplanlægning til administration af patientjournaler. Prøv Terapeut Booking gratis.

Ofte stillede spørgsmål

Her er svarene på de oftest stillede spørgsmål om onlinebooking-systemer.

Hvordan fungerer et bookingssystem til arrangementer?

Eventbooking-systemer giver kunderne mulighed for at booke aftaler online og minimerer dermed manuelle fejl. De understøtter også online betalingsmuligheder og automatiserede e-mail-meddelelser.

Hvordan opretter jeg et online-reservationssystem?

Opret dit online bookingsystem ved at tilpasse de funktioner, som dit online bookingsystem tilbyder. Indstil dine åbningstider, priser på ydelser og evt. rabatter.

Hvad er det bedste online bookingsystem?

Det bedste online bookingsystem er det system, der passer til din virksomheds specifikke behov. Vælg et bookingsoftware med dine behov for øje.

I vores hjælpecenter har vi en masse nyttige og interessante guides til hvordan lige netop vores system kan opfylde dine behov.

Hvis du har spørgsmål, så tøv ikke med at kontakte os på [email protected] – Vi vil meget gerne diskutere, om (og hvordan) vi kan hjælpe dig og din klinik.