Guide til sikker online videobaseret e-konsultation med whereby.com

Kære alle kunder og brugere på Terapeut Booking,

I anledning af den nuværende Covid-19 situation har vi fået en del forespørgsler omkring videokonsultationer, hvorfor vi har udarbejdet denne guide. Guiden opdateres løbende. Nederest kan I finde guiden på video.

Siden er udgivet d. 13.03.2020.

Update d. 16.03.2020: Vi har netop udgivet en udvidelse direkte i Terapeut Booking som tilføjer videomøder til systemet. Læs mere på vores blogpost om videomøder for terapeuter, psykologer og klinikker.


Formålet er, at bidrage til, at sikre at du som terapeut kan tilbyde dine klienter en mulighed for at afholde konsultationer, uden at mødes fysisk.

I guiden gennemgår vi nogle af de muligheder vi mener er bedst. Du kan se en video guide nederst i dette post, hvor vi viser dig præcist hvordan du kommer godt fra start.

Vi har kigget på følgende parametre i vores gennemgang af software til videokonsultationer.

  1. GDPR compliance
  2. Brugervenlighed for klienter
  3. Brugervenlighed for klinik/terapeut
  4. Fungerer professionelt og føles lækkert og trygt

OBS: Hvis du ønsker at bruge noget andet software end whereby.com kan du klikke herind for en oversigt over de forskellige guides til videokonsultation vi udarbejder. Vi har undersøgt markedet for systemer og er i gang med at skrive guides til en række platforme, så du kan komme hurtigt i gang. Af hensyn til det meget akutte behov vil vi foreslå, at man anvender whereby.com, da der er tale om et norsk system med stærk kryptering og som ikke gemmer videodata på sine egne servere. Herudover har de styr på databehandler-aftale såvel som håndtering af samtykke.

 

Det rigtige system og hvorfor vi foreslår som vi gør

I denne guide viser vi dig hvordan du meget hurtigt kan komme i gang med at bruge Terapeut Booking med whereby.com.

Vi er ikke sponsoreret af whereby.com og vi tjener ikke penge på deres service. Vi har forsøgt at være så uvildige som vi kan og vurderer at deres service er en rigtig fornuftig løsning. Vi har kigget på en række services. Se vores øvrige guides her på siden, når vi løbende opdaterer denne over de næste dage.

 

Online videokonsultationer med Terapeut Booking og whereby.com

Hvis du anvender Whereby med Terapeut Booking kan du nemt og sikkert give klienter mulighed for, at møde dig i et krypteret online møderum som du kontrollerer. Det er nemt at sætte op og det fungerer på tværs af systemer (MacOS, Windows, Linux, m.m.)

Nogle af de vigtige funktioner er bl.a.

  1. Du har adgang til, at afgøre hvem der kan komme ind i dit virtuelle rum.
  2. Du kan (og bør) indstille dit rum således at gæster skal “banke på” for at komme ind i lokalet. Dette gør rummet sikkert, således at andre ikke bare kan “brase ind”.
  3. Klienten skal ikke installere noget software, men skal blot klikke på et link du sender. Linket er altid det samme. Lidt ligesom en adresse til en fysisk klinik altid er den samme.
  4. Du kan indstille Terapeut Booking til automatisk at sende linket til dit møderum i SMS- og e-mail påmindelser, således at det er nemmest muligt for klienten.
  5. Du kan oprette dit virtuelle rum som en kalender i Terapeut Booking, således at du håndterer det som et rum på lige fod med fysiske lokaler.

Sådan kommer du i gang

Her er hvad du skal gøre for at få det hele sat op.

 

Step #1 Bruger på Terapeut Booking
Hvis ikke du allerede har en bruger på Terapeut Booking skal du starte med at oprette sådan en. Det gør du på www.terapeutbooking.dk – og det er fuldstændig gratis at komme i gang.

Kontakt vores support på kontakt@terapeutbooking.dk, hvis du har brug for hjælp til at sætte alting op.

Herunder kan du se hvordan det ser ud når du opretter dig på terapeutbooking.dk. Hvis du allerede har en bruger kan du springe dette over.

 

 

Step #2 Bruger på whereby.com
Hvis du ikke allerede har en bruger på whereby.com kan du oprette sådan en på www.whereby.com.

Billedet herunder viser hvordan forsiden på whereby.com ser ud. Det er den store blå “Get started” knap du skal trykke på, inde på deres website.

Tryk på “Get started” og følg guiden under billedet.

 

  1. Start med at indtaste dit eget navn og din egen e-mail. Fortsæt herefter guiden.
  2. Du modtager så en e-mail fra whereby med en kode du skal taste ind i deres system. Dette er for at sikre, at du har skrevet den korrekte e-mail adresse.
  3. Nu skal du vælge hvilken type abonnement du skal bruge. Vælg blot “Free” så du har mulighed for at lave ét virtuelt rum med plads til én gæst udover dig selv. Du kan altid opgradere senere.
  4. Nu skal du vælge hvilken adresse du vil have. Jeg har eksempelvis sat mit mødelokale op på whereby.com/bomoellerdk. Jeg vil anbefale du vælger et navn som du kan huske og som er nemt at stave til. F.eks. navnet på din praksis eller måske dit eget navn.
  5. Nu er du oprettet. Klik ind på “Account” i menuen i venstre side. Herinde kan du uploade et billede af dig selv. Det er en god idé at gøre, så dine klienter kan se, at du er dig. Den slags er med til at skabe tryghed. Hvis ikke du har et billede lige nu, kan du altid springe dette skridt over og senere indsætte et billede.
  6. Klik tilbage på “Rooms” i menuen og klik herefter på “Go to room” knappen ved siden af rummet du har oprettet.
  7. Nu spørger din browser dig muligvis om, at acceptere at dele webcam og mikrofon. Dette skal du acceptere. Herefter kan du trykke “Join meeting”.
  8. Nu er du inde i dit møde. Herinde kan du se linket du kan dele med dine klienter. Alle klienter skal bruge det samme link. Præcis ligesom at man altid anvender det samme mødelokale til fysiske konsultationer.
  9. Vigtigt: Det er vigtigt at du nu klikker på tandhjulet oppe i højre hjørne og herefter trykker på “Room”. Herinde skal du så “Locked room” til, således at gæster ikke kan komme ind i mødet uden at banke på først. Du kan dog altid se alle deltagere i rummet, uanset hvad, så ingen kan lytte med, medmindre du kan se de er tilstede i rummet. Hvis du har slået “Locked room” til, skal du selv godkende alle gæster.

 

Step #3 Indstil Terapeut Booking så du sender information til dine klienter 

Når du har sat whereby.com korrekt op kan du indstille Terapeut Booking så dine klienter får besked om hvordan de deltager i mødet. Vi anbefaler, at du ændrer hhv.

  1. SMS-påmindelser
  2. E-mail påmindelser

Begge dele kan ændres ved at logge ind i Terapeut Booking og klikke på Indstillinger og herefter E-mail og SMS. Herunder kan du se hvordan det ser ud når du ændrer dine E-mail-påmindelser. Husk at redigere både e-mail og SMS!

I eksemplet herover har jeg indsat en forklaring til klienten, som beskriver hvordan vedkommende kan deltage online.

Jeg har skrevet følgende tekst som du evt. kan kopiere. Husk at ændre linket til din whereby-konto:

Hej [klient] Husk at vi har en aftale i morgen fra klokken [start] til [slut]. Aftalen foregår online over en sikker, krypteret forbindelse. Deltag ved at besøge www.whereby.com/bomoellerdk i din webbrowser præcis kl. [stat]. Mvh. [ditnavn]

Når du ændrer dine E-mail- og SMS-påmindelser vil dine klienter modtage forklaringen som en del af deres påmindelse, som altid. Vi anbefaler dog også, at du udsender en SMS eller en e-mail til alle dine klienter hvor du informerer om den ændrede praksis ifht. konsultationer.

Du kan sende Gruppe-SMS’er ved at klikke ind under Klienter og trykke på Ny gruppe SMS –> Vælg alle klienter.

Herefter kan du sende en besked om den nye praksis til dine klienter. Alle dine klienter skal bruge det samme link, så du behøver ikke oprette en ny konto hver gang du får en ny klient. Én af de meget smarte ting ved Whereby.com er netop, at det fungerer lidt ligesom et fysisk lokale. Der er ét rum og det er altid det samme rum.

Herunder kan du se mit eksempel på en gruppe-SMS.

Herunder er teksten så du kan kopiere den. Husk at ændre linket til din whereby-konto:

Kære klient, På baggrund af statsministerens ønske om færre fysiske møder vil vi jeg vidt muligt afholde alle konsultationer online via en sikker, krypteret forbindelse. Når du har tid behøver du derfor ikke møde op på min adresse, men i stedet skal du klikke ind på www.whereby.com/bomoellerdk i din webbrowser. Du skal først besøge mit online rum når vi har vores aftale. Så sidder jeg klar. Vi ses.  

Videoguide

Herunder har vi lavet en videoguide som forklarer det samme som guiden i tekst herover.



Har du spørgsmål, bekymringer eller behov for hjælp?

Vi sidder klar til at hjælpe og er ved fuld bemanding i hverdage og weekender. Kontakt os på kontakt@terapeutbooking.dk og vi svarer hurtigst muligt. Typisk indenfor få timer.

Af Bo Møller

Co-Founder

Opret dig gratis på Terapeut Booking

Terapeut Booking klarer online bookings, SMS-påmindelser, journal og meget mere!

lock 100% krypteret kommunikation via SSL (RapidSSL)