Sådan håndterer du en aflysning

Der er ingen der er vilde med at få aflyst en aftale, men når det nu engang sker er det vigtigt at være god til kundeservice, så begge sider af aflysningen er glade. Fordi du vil selvfølgelig gerne have, at de laver en ny aftale.

I denne corona-tid er der ingen tvivl om, at de fleste oplever flere aflysninger end de gjorde før. Tallet af aflysninger er steget over de seneste år. Vi kender alle situationen: En klient er nødt til at aflyse en aftale en time før den finder sted, hvilket kan være en smule akavet og besværligt, da du allerede har planlagt en hel dag omkring aftalen. Men dette skal ikke kunne ødelægge en hel arbejdsdag.

Der kan være mange grunde til en aflysning, og i stedet for at  lade det gå dig på har jeg her nogle ideer til, hvordan du kan planlægge dig ud af det. 

Det hele handler om god kundeservice!

Hvad er god kundeservice?

Kundeservice er et begreb der dækker mange forskellige ting. Jeg vil gerne lægge tryk på, at kundeservice er fuldkommen essentiel – især når du står i en situation, hvor din klient har aflyst en time før. Ligemeget hvilken form for klinik du holder eller ydelse du tilbyder ville det ikke kunne eksistere uden dine klienter! Ingen klienter, ingen klinik!

Fem vigtige kundeservice elementer

De følgende fem elementer er enormt vigtige at have i baghovedet når du har med dine klienter at gøre – især i de mere udmattende situationer. Du skal huske at tage en dyb indånding.

Respekt 

Terapeut Booking har en masse forskellige medlemmer der fører en masse forskellige klinikker osv. men alle har en ting til fælles: Alle har klienter. Og forholdet mellem terapeuter og klienter er præget af respekt. Du skal behandle dine klienter som var de dine kollegaer. Vis dem respekt, ligemeget hvor og hvornår du har kontakt til dem.

Tålmodighed 

Vær tålmodig. Som du sikkert allerede er bevidst om, tager forholdet mellem klient og terapeut tid at opbygge, og det handler om tillid. I sammenhæng med aflysninger kan det være svært at være tålmodig – især hvis en klient er svær at få fat på.

Personligt forhold

Sørg for, at dine samtaler med klienterne er personlige, og ikke “en af mange”. Skab en rar og tryg stemning omkring din klient. Hvis en klient aflyser en aftale, skriv en venlig besked, hvor du takker dem for at fortælle dig det og planlægger en ny tid med det samme. Hermed viser du, at klienten er vigtig for dig, selvom det måske er irriterende, at de har aflyst.

Empati

Som nævnt tidligere har Terapeut Booking brugere i alle mulige forskellige erhverv. Og med terapeuter er du helt sikkert allerede klar over, at empati er fuldkommen essentielt. Lige meget hvilken situation du har med at gøre, er det selvfølgelig vigtigt altid at sørge for, at du er empatisk overfor og engageret i din klient.

Gæstfrihed

Sidst men ikke mindst: gæstfrihed. At være imødekommende primært når klienten kommer ind i din klinik – muligvis en smule nervøs kan gøre en verden til forskel. 

Alle 5 punkter går hånd i hånd med hinanden, og er vigtige at have for øje, uanset hvilke kommunikationsmidler du benytter med dine kunder. Det er ligemeget om det er via “sikre beskeder”, “SMS-påmindelser” eller “Online booking”, er disse 5 elementer værd at huske på.

Aflysning af en aftale

Gode råd, hvis en klient aflyser en time før:

• Hjælp dem med at booke en ny tid med det samme
• Benyt dig af vores “ventelister”-app, på denne måde kan du udfylde tiden med en fra ventelisten.

Aktivering af Ventelister-appen

Du kan aktivere appen under “Apps” -> “ventelister” -> klik “aktiver”.

Nu kan du inde på kalender forsidens, at der er kommet en knap med navnet “ventelister”. Her kan du manuelt indsætte klienter i forskellige tider.

Du kan også under hver ydelse vælge, om man må kunne tilmelde sig en venteliste.

Jeg håber på at dette blogpost har hjulpet dig til at håndtere aflysninger bedre! 

Du kan altid kigge i vores hjælpecenter, hvis du vil læse mere om de forskellige funktioner i systemet.

Har du nogle spørgsmål, så tøv ikke med at skrive til os i support på [email protected]