“Sådan her laver du en god aflysning”

22-11-2020
4 minutters læsetid

Hej skønne læsere! 🙂

Så er det atter blevet tid til ugens blogindlæg og denne gang kommer det til at handle om AFLYSNING og hvordan man skal tackle det i form af god kundeservice. I denne kolde corona tid er der ingen tvivl om at flere oplever at antallet af aflysninger stiger.

Vi kender alle sammen situationen… En klient er nødt til at aflyse en time før aftalen, hvilket kan være lidt træls, da man naturligvis har planlagt sin arbejdsdag efter det, men det skal man ikke lade sig slå ud af. Der kan ligge mange ting bag en aflysning og i stedet for at gøre det til en sur ting, så har jeg nogle ideer til hvordan man alligevel kan få det bedste ud af det – for det hele handler jo i sidste ende om god kundeservice! 

For hvad er god kundeservice egentlig?

Tja, kundeservice dækker over utrolig mange ting og jeg vil gerne understrege at kundeservice er helt essentielt, specielt i sådan et tilfælde som aflysning. For uanset hvilken type virksomhed eller behandler du er, så eksisterer den ikke uden kunderne/klienterne. Med andre ord, ingen kunder = ingen virksomhed! 😀


5 vigtige kundeservice elementer

Jeg har derfor samlet 5 yderst vigtige elementer, der er vigtige at have i baghovedet, når man fx oplever trælse situationer med klienter, hvor man lige skal trække vejret én ekstra gang:

RESPEKT

Terapeut Bookinger rummer utrolig mange forskellige typer af faggrupper, men én ting er fælles. Alle har klienter og derfor er behandler-klient forholdet bygget på respekt. Man skal faktisk se behandlingen af sine kunder som om det var ens egne kolleger.

Vis respekt, uanset hvor og hvornår du er i kontakt med klienten.

TÅLMODIGHED

Hav tålmodighed. I et behandler-klient forhold tager det tid at skabe tillid. I forhold til fx aflysninger, så kan det være svært at have tålmodighed – især hvis klienten er svær at få fat på.

PERSONLIGGØRELSE

Sørg for at dine samtaler med klienten både på skrift og tale er personlige. Skab en tryg atmosfære med klienten. Oplever du en aflysning af en aftale, så skriv en sød besked om at du takker mange gange for at melde det ud og søg efter at få en ny aftale i hus – så du viser at du engagerer dig i klienten 🙂

EMPATI

Som jeg nævnte rummer TB mange faggrupper bl.a. Psykoterapeuter, hvor et element som empati er helt essentielt. Uanset i hvilken situation du har med klienten at gøre, så sørg for at vis empati og engager dig i den enkelte.

IMØDEKOMMENHED

Sidst men ikke mindst, imødekommenhed. Vær imødekommende og her mener jeg primært når klienten træder ind i din klinik med lidt nervøsitet. 

Alle 5 punkter går hånd i hånd og er vigtige at huske på uanset hvilket “touch point” du har med klienten. Er det via “Sikre beskeder”, SMS-påmindelser eller Online Booking, så er disse 5 elementer værd at huske på.


AFLYSNING AF EN AFTALE

Nogle gode råd til hvis en klient aflyser en tid en time før:

  • Hjælp din klient med at booke en ny tid
  • Brug vores app “Ventelister” og giv muligheden for at en anden klient kan få tiden

GUIDE TIL AKTIVERING AF “VENTELISTER”-APPEN

  • Aktiver “Ventelister”-appen under menuen “Apps” -> “Ventelister” -> “Aktiver”
  • Gå ind under din “Kalender”-menu, og du vil se at der er en knap der hedder “Ventelister”
  • Her kan du manuelt skrive andre klienter op 

Jeg håber at dette opslag gjorde dig lidt klogere på hvordan man tackler aflysninger, men vigtigst af alt: hvordan man håndterer det på en god måde 🙂

Kundeservice er key og hvis du har alle 5 elementer i mente, så er jeg ikke i tvivl om at du yder den bedste kundeservice til dine klienter! 😀


Sidder du med et spørgsmål omkring aflysninger eller andet, så husk at du er velkommen til at skrive ind til supporten på [email protected] 

Ha’ en fantastisk søndag! 😀

Vi har modtaget din E-mail

Vi vil vende retur til dig hurtigst muligt med svar på dine spørgsmål

Ups!

Noget gik galt. Prøv igen eller kontakt os direkte på [email protected]

Har du et spørgsmål? close