Det nye mail- og SMS-system

Denne hjælpeside – og de kommende undersider – vil forsøge så vidt muligt at lave en god og grundig gennemgang til det nye SMS- og mailsystem i Terapeut Booking.

Forhåbentlig vil du føle dig rustet til at komme i gang med at benytte det, efter at have læst vores beskrivelser og videoguides. Det er helt op til dig, om du ønsker at oprette forskellige beskeder tilknyttet forskellige ydelser, eller fra forskellige modtagere.

Du kan også blot vælge at have én bekræftelsesmail og én påmindelsesmail, der sendes ud. Men her vil vi i hvert fald gennemgå de muligheder der er 🙂

Læs med herunder for en generel introduktion!

Hvad er det nye mail- og SMS-system og hvorfor er det smart?

Det nye mail og SMS-system giver dig først og fremmest en enorm fleksibilitet. Det betyder, at du kan skræddersy de udgående SMS’er fra Terapeut Booking, så de passer præcis til dit arbejdsflow.

Hvis du har nogle særlige afbudspolitikker, vil du kunne sætte dette op. Hvis du har nogle ydelser, der kræver særlig information, kan du opsætte en besked for netop disse ydelser. Hvis du er interesseret i at sende din påmindelse ud 48 timer før i stedet for 24 timer før, så kan du vælge dette.

Hvordan fungerer det nye mail- og SMS-system?

Jeg har herunder optaget en video, der introducerer systemet, og viser opsætningen af en påmindelsesbesked, der sendes fra et skævt tidspunkt:

Som det ses i videoen, så ser forsiden for opsætning af automatiske beskeder nu således ud:

Dette er et eksempel på et besked-flow af kommunikation til klienten, der sendes fra klinikken. I dette eksempel vil klienten modtage 3 beskeder, mens en notifikation vil blive sendt til behandleren i forbindelse med booking.

Som det ses af billedet ovenfor, så klienten her som det første modtage en bekræftelse per mail ved booking. For at ændre og tilpasse denne bekræftelse, vil du skulle holde musen over bekræftelsen. Her vil tre ikoner komme til syne, og du vil skulle vælge ‘blyant’-ikonet:

Hvordan opretter jeg en ny besked?

Jeg vil nu trin for trin beskrive fremgangsmåden, når du som bruger opretter en ny besked, og opsætter den med de forskellige filtre.

Først vælger du under Indstillinger > E-mail og SMS > Klientaftaler, at klikke på knappen Opret ny +:

Herefter vil du få vist de forskellige muligheder der er for at oprette og skræddersy nye beskeder. Du vil kunne vælge mellem Bekræftelse, Påmindelse, Besked om opdatering af aftale, Besked om aflysning af aftale, Opfølgende besked og til sidst en Brugerdefineret besked:

Hvis vi starter med at vælge en påmindelsesbesked, vil vi skulle tage stilling til, om vi vil oprette en SMS eller en e-mail:

E-mails er altid gratis hos Terapeut Booking, mens SMS’er som udgangspunkt koster 0,49 kr. Dette gælder dog ikke påmindelses-SMS’en, medmindre du opretter mere end én påmindelse.

Det betyder, at hvis du opretter én standard påmindelses-SMS, som bliver sendt til alle dine forskellige klienter på tværs af ydelser og kalendere, så er denne gratis. Men hvis du f.eks. opretter en særlig påmindelsesbesked til en særlig kalender – det kan være, hvis du har én kalender i Århus og én i København – hvor du ønsker, at adressen og den generelle i påmindelsesteksten skal være forskellig. Så kan du oprette endnu en påmindelses-SMS (se nærmere gennemgang af dette i den følgende hjælpeside her). Hvis du opretter en ‘Århus – Påmindelse’ og en ‘København – Påmindelse’, vil det altså kun være Århus-SMS’en er der er gratis, mens København-SMS’en vil koste 0,49 kr., som de andre SMS’er.

Opsætning af en påmindelsesbesked

I dette eksempel har vi valgt at oprette en SMS. Herefter bliver man ledt til denne side, hvor beskeden kan designes og opsættes. Som det ses til højre, har vi en del tags, som man kan benytte sig af. I dette eksempel har vi f.eks. valgt @klient_fornavn, @dato, @start, @slut, og @dit_navn. Nederst til højre på skærmbilledet ses et eksempel på hvordan SMS’en vil se ud, når disse tags bliver udfyldt med data for den enkelte aftale. Terapeut Booking genererer altså et eksempel, så du hele tiden kan følge med i, hvordan beskeden ser ud fra dine klienters synspunkt:

Herefter vil du kunne opsætte Tidspunkt for afsendelse, som jeg ved, at mange af vores brugere har ønsket:

Du vil kunne vælge, om en besked skal afsendes 48 timer før aftalen i stedet for 24 timer. Du kan også opsætte én besked til at blive afsendt 48 timer før, og én til at blive sendt 3 timer før aftalen.

Det er kun fantasien, der her sætter grænser! Når du har valgt dit ønskede afsendelsestidspunkt, vil du kunne klikke på Næste. Herefter vil du kunne vælge Filtre til din besked:

Her kan du altså tilpasse hvornår din besked skal sendes ud. Hvis du ikke ønsker at opsætte nogle særlige betingelser, kan du blot klikke Næste igen. Så vil du have én påmindelses-SMS der som udgangspunkt vil blive sendt for alle dine aftaler.

Når du herefter har navngivet din besked, kan du klikke Opret ny:

Så vil din besked fremgå af e-mail- og SMS-flowet fremadrettet. Du vil til enhver tid kunne redigere beskeden som vist ovenfor via ‘blyant’-ikonet 🙂